Bút toán điều chỉnh (Adjusting entries) là gì?

Bút toán kiểm soát và điều chỉnh ( tiếng Anh : Adjusting entries ) là việc kiểm soát và điều chỉnh những khoản chi đã trả trước, những khoản thu đã nhận trước cần phân chia trong nhiều kì và những khoản ngân sách phải trảm những khoản phải thu cần tính vào ngân sách, lệch giá trong kì .Hình minh họa. Nguồn : patriotsoftware.com

Bút toán điều chỉnh (Adjusting entries)

Bút toán điều chỉnh trong tiếng Anh là Adjusting entries.

Bút toán điều chỉnh là việc điều chỉnh các khoản chi đã trả trước, các khoản thu đã nhận trước cần phân bổ dần vào chi phí, doanh thu của nhiều kì và các khoản chi phí phải trảm các khoản phải thu cần tính vào chi phí, doanh thu trong kì.

Phân loại

Có 2 loại bút toán kiểm soát và điều chỉnh cơ bản :

Phân bổ chi phí và doanh thu liên quan đến nhiều kì (Deferrals)

– Ngân sách chi tiêu phát sinh đã thực chi trong một kì và phải phân chia cho nhiều kì sau đó : Ngân sách chi tiêu trả trước ( tiền thuê nhà trả trước, tiền bảo hiểm trả trước, công cụ dụng cụ … ), khấu hao gia tài cố định và thắt chặtDoanh thu phân chia nhiều kì : Nhận trước tiền cho thuê gia tài, nhận trước khoản lãi khi cho vay vốn hoặc mua những công cụ nợ …

Chi phí và doanh thu đã phát sinh nhưng chưa ghi nhận (Accruals)

Chi tiêu phải tính trước : Việc chi tiền chưa diễn ra hoặc chưa nhận được hóa đơn của nhà sản xuất nhưng kế toán phải ghi nhận là ngân sách tính theo tính hợp lý của nó ( tính trước tiền lãi phải trả, tính trước tiền lương … )Doanh thu phải tính trước : Cuối kì kế toán việc phân phối sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ chưa kết thức, kế toán phải ước tính phần việc làm đã triển khai để tính vào lệch giá mặc dầu việc thu tiền hay lập hóa đơn chưa xảy ra .

Sửa chữa các sai sót

Những lỗi sai sót trong quy trình ghi chép nhiệm vụ phải được tìm kiếm và sửa chữ .Việc sửa sai phải được ghi chép, diễn giải không thiếu để sau này hoàn toàn có thể giải đáp những vướng mắc về những bút toán đó .Một vài lỗi nhỏ hoàn toàn có thể sửa chữa thay thế trực tiếp bằng cách gạch bỏ chữ hoặc số ghi sai và ghi chữa hoặc số đúng bên cạnh .

Nếu lỗi sai liên quan đến nhiều tài khoản và đã được chuyển đổi thì phải được sửa chữa bằng những bút toán sửa sai (Correcting entries). Đôi khi những bút toán này giống bút toán điều chỉnh nhưng về bản chất thì khác nhau và cần được phân biệt rõ ràng.

Ví dụ

Ngày 20/02/2019, công ty A mua nguyên vật liệu trị giá 20.000.000 đồng bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán như sau :Nợ TK 153 : 20.000.000Có TK 111 : 20.000.000

(Diễn giải: Ghi chép việc mua nguyên vật liệu)

Ngày 23/02/2019, kế toán phát hiện lỗi sai và đã chuyển sổ, bút toán sửa sai như sau :Nợ TK 152 : 20.000.000Có TK 153 : 20.000.000

(Diễn giải: Sửa bút toán sai ngày 20/02/2019, mua nguyên vật liệu nhưng ghi nợ công cụ, dụng cụ)

(Nguồn tham khảo: Kế toán Mỹ – Đối chiếu kế toán Việt Nam, TS. Phan Đức Dũng)