Bill Surrender Là Gì – Mẫu Surrendered Bill Và Tại Sao Lại Sử Dụng

Surrendered bill of lading được gọi là vận đơn Điện giao hàng hay là một vận đơn Xuất trình để thuận tiện cho người gởi hàng và người nhận hàng trong việc giải phóng hàng. Thường thì khi shiper làm surrender bill sẽ tốn một khoản phụ phí vận tải biển, phụ phí này thu trong khoản telex release fee. Mình đã nói về điện giải phóng hàng trong bài Telex release là gì .

Bài viết này sẽ nói về toàn bộ vấn đề Surrender bill mà bạn đang thắc mắc, khi nào bạn cần sử dụng loại vận đơn này, ưu nhược điểm và vận đơn này có khác gì so với bill gốc và seaway bill không.

Tại Sao Surrendered Bill Lại Được Sử Dụng? So Sánh với Bill Gốc

Chúng ta đi vào một tình huống thực tế rằng một công ty xuất khẩu Việt Nam chuyển một shipment gồm 45 container lạnh 40 feet đến cảng HongKong. Thời gian dự kiến tàu chạy đến HongKong là 2 ngày. Với những lô hàng lớn đòi hỏi việc xếp dỡ cũng như hoàn thành bộ chứng từ mất rất nhiều thời gian, trong khi hàng đến rất nhanh.

Mẫu Surrendered Bill hãng tàu

Nếu người nhập khẩu và người xuất khẩu dùng bộ Bill Gốc (3 bản chính và 3 bản copy) thì quy trình của bill gốc như thế này: Sau khi thanh lý hải quan và phải đợi tàu chạy hãng tàu bắt đầu giao bộ bill gốc cho người xuất khẩu,

Người xuất khẩu phải gởi chuyển phát nhanh bộ bill gốc qua các công ty quốc tế như DHL, UPS, FedEx đây là những công ty chuyển phát nhanh cực kỳ uy tín và rất nhanh, họ sẽ chuyển phát bằng đường hàng không đến cho khách hàng của bạn, và bạn càng yêu cầu phát bộ bill gốc này nhanh thì phí càng cao.

Nhưng với 2 ngày là thời gian quá ngắn để chuyển đến tận tay người nhận ở 1 quốc gia khác. Lúc này vì nhận Bill gốc chậm nên người nhập khẩu không thể nào lấy hàng về và có thể phải phát sinh phí lưu cont tại cảng HongKong, nếu như trả cont chậm thì tốn cả phí DET.

Tóm lại trường hợp này làm Bill Gốc sẽ tốn phí chuyển phát nhanh bill gốc và khả năng phát sinh phụ phí DEM/DET.

Note : Hãng tàu chỉ phát hành bill gốc khi tàu đã cắt neo và chạy, trong trường hợp tàu bị delay vì nguyên do khách quan hay nguyên do từ hãng tàu thì hãng tàu cũng không cấp bill cho bạn đâu nhé .

Quy Trình Làm Surrendered Bill Của Hãng Tàu?

Tiếp tục ví dụ trên. Người nhập khẩu và người xuất khẩu đã tin tưởng nhau và cùng giải quyết vấn đề rắc rối từ Bill gốc => Lúc này họ mới nghĩ đến Surrendered bill là một giải pháp hay nhất cho cả hai. Có 2 trường hợp sẽ xảy ra khi làm bill Surrendered này:

1. Trả Bill Gốc Nhận Surrendered Bill

Bộ chứng từ đã trễ, thời hạn tàu chạy lại nhanh năng lực tốn phí DEM / DET, bạn đang nắm bộ bill gốc thì phải đi gởi chuyển phát nhanh xem ra mất thời hạn .

Trong khi người nhập khẩu đang hết hàng tại kho, cần lấy hàng ra kinh doanh. Quá nhiều tình huống cấp thiết. Thay vì lật đật tìm một công ty chuyển bộ bill gốc này cực nhanh thì bạn hãy đến văn phòng hãng tàu/fowarder trả lại bộ bill gốcvà yêu cầu họ làm Surrendred Bill cho tôi ngay lập tức 😀

Khi bạn yêu cầu hãng tàu hoặc forwader làm bill surrender hay điện giải phóng hàng, hãng tàu sẽ thu lại 3 bản bill gốc sau đó mới phát hành surrender bill.
Quy trình làm Surrendred bill sẽ như thế này:
– Đem bộ bill gốc gồm 3 bản chính và 3 bản copy đến hãng tàu trả lại hãng tàu. Bắt buộc phải có đủ 3 bản gốc (Original) còn 3 bản copy thiếu cũng chẳng sao.

– Đóng phí Surrendred Bill cho hãng tàu tầm 30 USD. Rõ ràng nhu yếu Surrendred sau bạn tốn 2 lần phí bill là tốn phí bill gốc 30 $ trước đó + Phí Surrendred Bill 30 $ nữa. Tuy nhiên có vài hãng tàu không lấy phí Surrendred Bill nhưng rất ít .

– Hãng tàu thực hiện huỷ bộ bill gốc và in bộ bill khác giống như bản copy rồi đóng dấu có chữ SURRENDRED in đậm thường màu xanh hoặc màu đỏ. Thật sự bạn bận quá rồi thì không cần lấy cái bill này cũng được, chỉ cần yêu cầu hãng tàu gởi bản scan cho mình để mình gởi khách là đủ. Chứ cầm cái bill này cũng không ý nghĩa nhiều nếu như công ty bạn không có máy scan thì khổ hơn. Vì phải scan gởi cho khách.

– Hệ thống hãng tàu tại Việt Nam (nơi gởi) sẽ gọi điện telex release cho chi nhánh của mình tại HongKong (nơi nhận) giải phóng hàng cho người nhận. Chính vì vậy mới gọi là ĐIỆN GIAO HÀNG. Nhưng ngày xưa dùng điện thoại thôi, giờ có internet hệ thống hiện đại thì vào hệ thống hoặc email để giải phóng hàng là đủ.

– Sau đó bạn gởi bản Surrendred Bill cho người người nhập khẩu. Bộ bill surrendred nội dung chẳng khác gì so với bill gốc cả, chỉ khác là không có chữ ký Original từ hãng tàu. Bạn hoàn toàn có thể tưởng tượng như 3 bản copy đóng dấu SURRENDRED lên

Nếu làm Master bill thì bill surrender do hãng tàu phát hành, in hình logo hãng tàu. Ngược lại với house bill thì bill surrender do forwarder phát hành in hình logo công ty forwarder.

Mình lấy 1 ví dụ surrendered bill do forwarder phát hành nhé.

2. Yêu Cầu Làm Surrendred Bill Trước Khi Xuất Hàng

Việc xuất hàng người mua và người bán đã quá quen thuộc nhau, biết rõ về nhau và tin tưởng nhau. Thay vì như trường hợp 1 thì người mua và người bán thoả thuận nhau không lấy Bill gốc, chỉ làm Surrendred bill. Lúc này người gởi hàng và người nhận hàng không rơi vào tình thế bị động. Cũng chẳng mất phí Bill gốc. Để làm được điều này khi bạn nộp SI cho hãng tàu, bạn yêu cầu Surrendred là bộ phận chứng từ hãng tàutự hiểu.

Một vài hãng tàu nhu yếu mail xác nhận hoặc bằng cách khác là khi nào người xuất khẩu đóng phí Surrendred bill thì họ mới giải phóng hàng .

Riêng hãng tàu như Yangming, Wanhai họ có 1 cái mã code khi bạn yêu cầu làm surrendered bill. Họ cấp mã code này cho người xuất hàng. Người xuất hàng sẽ gởi mã này qua mail hoặc tin nhắn cho người nhập khẩu nhằm cung cấp một “mật mã – password”, sau đó người nhập khẩu đem “mật mã” này đến và điền đúng thì hàng mới release (giải phóng). Nên người ta gọi là mã code telex release.

Chú ý rằng dù cho bạn đang xuất FOB hay CIF, bạn là người book tàu hay người mua của bạn book tàu. Thì làm Telex Release hãng tàu phải nhận được từ người gởi hàng, tức người làm bill thì mới có quyền giải phóng .
Do đó nếu xuất CIF bạn giành được quyền book tàu thì dữ thế chủ động hơn, tránh những rủi ro đáng tiếc phát sinh không đáng có. Ví dụ, một nhầm lẫn là người mua nhập khẩu book cước tàu, trả phí cước tàu, họ nhu yếu release luôn vì sơ suất nên hãng tàu release trong khi tiền hàng chưa giao dịch thanh toán. Lúc này người mua nhập khẩu trở mặt thì bạn rõ khổ .

Sơ Đồ Cấp Phát và Luân Chuyển Surrendered Bill Khi Làm House Bill

Bước 1: Shipper yêu cầu Forwarder làm Surrendered Bill cho lô hàng của mình.
Bước 2: Forwarder phát hành Surrendered bill cho Shipper
Bước 3: Shipper gởi Surrendered này cho Consignee
Bước 4: Forwarder yêu cầu hãng tàu làm Surrendred bill (surrendred bill này với người nhận hàng là đại lý agency của Forwarder).

Bước 5: Hàng đến hãng tàu gởi D/O cho đại lý forwarder đến nhận hàng.
Bước 6: Đại lý agency gởi D/O cho consignee đến nhận hàng.
Bước 7: Consignee đem giấy giới thiệu lên cho Agency, ngược lại Agency gởi giấy giới thiệu cho Consignee.
Bước 8: Consignee đem giấy giới thiệu của Agency nhận hàng

Ánh gởi bạn một vài mẫu vận đơn của hãng tàu và forwarder như hãng tàu Evergreen, trong đó có mẫu Surrendered Bill. Các bạn tải về file nhé .

Kết Luận

Trong Vận Chuyển Hàng Hóa Đường Biển để consignee ( người nhận ) nhận được hàng thường thì shipper ( người gởi ) phải gởi cho consignee 3 bản bill gốc, và để nhanh gọn thì phải gởi bằng đường hàng không, do đó việc làm này tốn ngân sách và thời hạn .

Telex release là một cuộc điện để giải phóng hàng mà người nhận hàng không cần phải có bill gốc. Như vậy làm telex release có ưu điểm nhanh gọn và tiết kiệm khoản tiền gởi bill gốc. Tuy nhiên Surrendered Bill hoàn toàn không có tính sở hữu như bill gốc nhé các bạn. Nó chỉ là 1 tời giấy bản Copy “hoàn toàn gần như không có giá trị”. Dù bạn có 100 tờ bill này mà không phải là Consignee có giấy giới thiệu thì cũng chẳng nhận được hàng đâu.

Surrender bill là một bill có form và nội dung gần giống với bill gốc, trên bill có đóng dấu surrendered. Còn telex release là một phương pháp để làm surrenderded bill .
Nhược điểm của chiêu thức này là tốn ngân sách, phải làm vớ những người thật sự tin yêu và có phương pháp thanh toán giao dịch rõ ràng. Tránh trường hợp hàng đã release nhưng tiền thì chưa nhận. Để khắc phục điểm yếu kém này, có một số ít hãng tàu làm sea way không tốn phí. Mình sẽ viết bài viết seaway bill trong bài viết tới

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.
Chúc bạn sức khoẻ và luôn thành công nhé!