Tổng quan về BPMN dành cho Business Analyst

1. BPMN là gì?

BPMN là viết tắt của “Business Process Modeling Notation” là ngôn ngữ mô hình hóa trực quan cho các ứng dụng trong phân tích nghiệp vụ. BPMN giúp xác định rõ được quy trình nghiệp vụ thông qua các bộ ký hiệu chuẩn. BPMN giúp các bên liên quan như chủ doanh nghiệp, bộ phận phân tích nghiệp vụ, bộ phận phát triển phần mềm, bộ phận thiết kế dữ liệu… có thể hiểu đồng nhất về quy trình nghiệp vụ giúp nâng cao hiệu quả công việc, tự động hóa quy trình nghiệp vụ.

Bạn có thể tham khảo thêm về bài viết BPMN là gì tại đây

2. Lịch sử phát triển của BPMN

BPMN được tổng hợp từ nhiều kí hiệu trong mô hình hóa nghiệp vụ. BPMN được xuất bản đầu tiên vào năm 2004 do tổ chức BPMI. Ngày nay BPMN càng được sử dụng nhiều và rộng rãi ở nhiều tổ chức khác nhau, đặc biệt là các tổ chức có quy trình nghiệp vụ phức tạp. Và trở thành một công cụ phân tích và mô hình hóa phổ biến cho các bạn đang làm Business analyst

Lịch sử phát triển của BPMN (Nguồn ảnh: edrawsoft.com)

3. Lợi ích của BPMN

• BPMN cho phép nắm bắt và ghi lại quy trình nghiệp vụ của một tổ chức một cách rõ ràng và nhất quán. BPMN mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong quá trình phân tich nghiệp vụ như:
  • Giúp doanh nghiệp xác định rõ được quy trình nghiệp vụ thông qua các sơ đồ quy trình nghiệp vụ được biểu diễn bằng bộ ký hiệu của BPMN.
  • BPMN cung cấp một bộ ký hiệu chuẩn mà tất các bên liên quan trong tổ chức có thể đọc hiểu và hiểu đúng theo một quy chuẩn trong quy trình nghiệp vụ. Giảm thiểu sai sót việc hiểu sai và nhầm lẫn giữa các quy trình.
  • BPMN giúp thu hẹp khoảng cách giữa bộ phận thiết kế và bộ phận nghiệp vụ qua các sơ đồ hình vẽ sơ đồ trực quan.
  • BPMN đơn giản để học và đủ mạnh để mô tả đầy đủ quy trình nghiệp vụ phức tạp.
• Mục tiêu của BPMN
  • Giúp chuyên gia kĩ thuật nắm bắt được quy trình kinh doanh
  • Giúp BA phân tích, tạo lập và phát triển quy trình nghiệp vụ
  • BPMN giúp quản lý người và kiểm soát quy trình nghiệp vụ.

4. Tổng quan về BPMN

Biết cách hoạt động của doanh nghiệp là bước đầu tiên và quan trọng nhất của cải tiến quy trình doanh nghiệp.

BPMN có thể dùng cho bất kỳ ai từ BA, PM, nhà quản lý, lập trình viên, nhà thiết kế,… Việc hiểu và áp dụng BPMN sẽ giúp cho quá trình phân tích trở nên dễ dàng, đồng bộ và thuận tiện hơn.

Trong BPMN các quy trình được mô tả bằng các sơ đồ với hàng loạt các bộ ký hiệu. Các bộ ký hiệu giúp cho quy trình trở nên trực quan và logic cũng như dễ nắm bắt hơn.

5. Cấu trúc cơ bản của BPMN

5.1. Swimlanes:

Đại diện cho những bên tham gia vào quy trình tiến độ. Bao gồm 2 phần chính hoàn toàn có thể được gọi là pool ( tạm dịch : hồ bơi ) và lane ( tạm dịch : làn bơi ) .

5.2. Flow Elements:

Là các yếu tố kết nối với nhau để tạo thành quy trình nghiệp vụ. Flow Elements xác định hành vi của một quy trình. Có 3 yếu tố quan trọng trong Flow Elements đó là: event, activity, Gateway.

5.3. Connecting Objects:

Là thành phần liên kết giữa những đối tượng người tiêu dùng với nhau để miêu tả thành mô luồng nhiệm vụ. Có 4 loại chính đó là : Sequence flows, message flows, associations and data associations. Cụ thể :

• Sequence flows:

  Dùng để kết nối giữa các đối tượng luồng trong một quy trình, được biểu diễn bằng nét liền.

• Message flows : Dùng để biểu thị tin nhắn giữa các pools/lanes, được biểu diễn bằng nét đứt.

• Data:

  Dữ liệu là thông tin cần thiết hoặc các thông tin được tạo ra khi thực hiện quy trình nghiệp vụ. Dữ liệu bao gồm Data objects, data inputs, data outputs and data stores.

5.4. BPMN swim lanes:

Các đối tượng người tiêu dùng của Swimlanes trong BPMN là những hộp hình chữ nhật đại diện thay mặt cho những người tham gia của một quy trình tiến độ nhiệm vụ .
Một người bơi hoàn toàn có thể chứa những đối tượng người dùng dòng chảy được triển khai bởi làn đó ( người tham gia ), ngoại trừ hộp đen phải có một khung hình trống rỗng ( tất cả chúng ta sẽ nói về hộp đen sau trong hướng dẫn này ). Bể bơi hoàn toàn có thể được sắp xếp theo chiều ngang hoặc chiều dọc. Chúng giống nhau về mặt ngữ nghĩa nhưng chỉ khác nhau về đại diện thay mặt. Đối với những đường bơi ngang, quy trình chảy từ trái sang phải, trong khi quy trình trong những đường bơi thẳng đứng chảy từ trên xuống dưới. Ví dụ về đồ bơi gồm có Khách hàng, Phòng Tài khoản, Cổng thanh toán giao dịch và Nhóm tăng trưởng .

• Pools:

  Là đại diện cho người tham gia trong một quy trình nghiệp vụ. Pools thường đại diện cho một thực thể như bộ phân chăm sóc khác hàng… hoặc một vai trò cụ thể ví dụ như trợ lý, bác sĩ, giám đốc, tài xế, nhà cung cấp.

• Lanes:

  Là phân vùng phụ của Pools. Một Pools có thể có nhiều lanes. Ví dụ khi có một Pools thì có 2 lanes cùng làm chung đó là trưởng phòng và thư ký. Bạn có thể dùng lanes để thể hiện các thực thể hoặc vai trò liên quan đến quy trình nghiệp vụ. 

• Activities:

  Là các hoạt động được thực hiện trong quy trình nghiệp vụ. Activities thường được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật bo tròn. Phía trong mô tả hoạt động cụ thể trong quy trình ví dụ như: Call hotline, check date, check result, Receive order…Ngoài ra khi quy trình phức tạp thì chúng ở một số dạng như sau: 

• Events : Sự kiện là một điều gì đó xảy ra và có thể tác động đến quy trình nghiệp vụ. Một sự kiện có thể là bên ngoài hoặc bên trong nội bộ. Miễn là nó có tác động và ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình nghiệp vụ. Các event được biểu diễn dưới dạng hình tròn, phía trong thường có các ký hiệu thể hiện loại hình kích hoạt sự kiện xảy ra. Event có các loại chính sau:

• Gateways:

  Có nhiệm vụ chính là kiểm soát dòng chảy của quy trình nghiệp vụ. Gateways thường có hình kim cương. Trong một quy trình công việc phải làm thì đầu ra có thể thay đổi tùy thuộc vào điều kiện bên trong hoặc điều kiện bên ngoài của quy trình.  Dưới đây là những loai Gateways phổ biến thường dùng trong BPMN.

6. Ví dụ về BPMN

Dưới đây là một ví dụ đơn giản có sử dụng bộ ký hiệu BPMN để miêu tả quy trình xin nghỉ phép của một nhân viên.

Ví dụ có sử dụng Swimlanes, sự kiện, activity, …

BPMN ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt là khi mô tả quy trình nghiệp vụ ở những tổ chức có quy trình phức tạp như ngân hàng, bảo hiểu, Fintech, Logistic, Chuỗi cung ứng… Việc sử dụng được BPMN thành thạo và đúng quy chuẩn sẽ giúp BA cũng như các bên liên quan rất nhiều. Đặc biệt khi sử dụng các phần mềm BPMS (Business Process Management System).

Nhận biết được nhu cầu thực tế đó. BAC đã triển khai tổ chức khóa học BPMN chuyên nghiệp đầu tiên tại Việt Nam.

Khóa học được xây dựng dựa trên bộ ký hiệu chuẩn BPMN 2.0 kết hợp với đội ngũ chuyên gia của BAC. Khóa học giúp các bạn nắm được kiến thức và áp dụng thành thạo BPMN vào trong công việc.

BAC cũng đã có kinh nghiệm đào tạo BPMN cho các tổ chức lớn lĩnh vực ngân hàng, bảo hiểm, Vận tải. Bạn tìm hiểu về nội dung khóa học ứng dụng BPMN tại đây

Nguồn tham khảo: 
www.bpmn.org
www.visual-paradigm.com

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị chức năng đào tạo và giảng dạy BA tiên phong tại Nước Ta. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài những khóa học public, BAC còn có những khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được phong cách thiết kế riêng theo nhu yếu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xử lý những khó khăn vất vả và tư vấn tăng trưởng .