Quá tải thông tin ( Information overload ) là một thực trạng đáng ghét trong thời đại ngày này khi tất cả chúng ta hoàn toàn có thể tiếp cận với hầu hết những kiến thức và kỹ năng trên hành tinh và đây hoàn toàn có thể là một trở ngại nghiêm trọng so với hiệu suất thao tác của cá thể và những nhóm. Dưới đây là những cách Confluence hoàn toàn có thể giúp nhóm của bạn vượt qua sự ồn ào của thực trạng quá tải thông tin và cùng nhau triển khai xong nhiều việc làm hơn .
Nội dung chính
Các tài liệu giúp cải thiện quy trình làm việc
Có một nghịch lý rằng tài liệu mang đến nhiều thông tin hơn, nhưng rất nhiều những thứ không được ghi chép lại sống sót trong não của mọi người. Và khi thông tin chỉ sống sót trong não của mỗi người, kiến thức và kỹ năng chỉ Open một khi người đó thao tác .
Tài liệu về các quy trình làm việc sẽ đảm bảo tính nhất quán. Bạn chỉ có thể đảm bảo và cải thiện quy trình làm việc khi bạn ghi lại chúng. Hãy tưởng tượng việc giới thiệu sẽ khó khăn như thế nào nếu chúng ta không có tài liệu.
Tài liệu trong Confluence
Với Confluence, mọi người hoàn toàn có thể thuận tiện truy vấn vào toàn bộ những tài liệu tương quan và update chúng ở một nơi – một nguồn đáng đáng tin cậy duy nhất .
“ Confluence là kim chỉ nam cho tổng thể mọi thứ của chúng tôi. Vào ngày tiên phong đi làm, những nhân viên cấp dưới mới sẽ được trình làng truy vấn vào Confluence và đọc những nội dung trong đó. “ Làm thế nào để thiết lập môi trường tự nhiên tăng trưởng ? ” hay “ Làm thế nào để triển khai việc làm của mình ”, bất kỳ điều gì họ muốn biết đều có ở trong đó. ”Evan Lerer, Giám đốc kỹ thuật của Redfin
Confluence cũng được cho phép phối hợp những loại nội dung khác nhau ( văn bản, biểu đồ, hình ảnh ) trong một tài liệu. Ứng dụng này đi kèm với những mẫu tài liệu thông dụng như những bài báo hướng dẫn hay ghi chú cuộc họp hàng tuần, được tạo ra từ sự hợp tác với những chuyên viên nội dung số 1 .
Sự có tổ chức giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn
Những tài liệu như hồ sơ tóm tắt dự án Bất Động Sản, hay những ghi chú của người mua chỉ ship hàng bạn nếu bạn tổ chức triển khai chúng tốt .
Hãy tạo ra những nguyên tắc về cách bạn muốn tàng trữ thông tin. Không có công thức nào để làm điều này, miễn là bạn hoàn toàn có thể truyền đạt được quy trình tiến độ đó cho nhóm của mình và khiến mọi người đều tuân theo nó .
Tổ chức thông tin – một đặc sản của Confluence
Confluence giúp việc quản trị những phiên bản và tàng trữ thuận tiện hơn nhờ có những Không gian ( Spaces ), được cho phép bạn sắp xếp việc làm của mình thành những hạng mục có ý nghĩa. Hãy xem chúng như những thư mục mưu trí cho nhóm và dự án Bất Động Sản của bạn. Thẻ ( tag ) và cây tài liệu ( page tree ) sẽ giúp đơn giản hóa việc tổ chức triển khai và truyền đạt thông tin .
“ Với Confluence, mọi người đều biết phải tìm gì đó ở đâu, thế cho nên bạn đang giảm thiểu được rất nhiều thời hạn tiêu tốn lãng phí dành cho việc đặt câu hỏi về quá trình hoặc tìm kiếm nội dung. Tất cả đều ở đó, và chúng tôi kỳ vọng rằng sẽ luôn update nó và san sẻ những kiến thức và kỹ năng của mình. ”Heather Physioc, Giám đốc điều hành tại VMLY&R
Confluence cũng đóng vai trò là kho lưu trữ tất cả các tập tin của bạn ở một nơi có thể truy cập được. Thông tin được mở cho tất cả mọi người, thay vì bị chôn vùi trên các dịch vụ lưu trữ đám mây và các công cụ khác nhau. Phương pháp “tất cả trong một” (all-in-one) này giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người trong tổ chức vì họ có thể tự cung cấp cho mình những thông tin họ cần.
Ưu tiên giảm thiểu lượng thông tin
Giữa thực trạng quá tải thông tin, độ ưu tiên là rất quan trọng. Quá trình đưa ra quyết định hành động là một hình thức quản trị, phân biệt giữa những gì thiết yếu và không thiết yếu .
Bạn hoàn toàn có thể ưu tiên những dự án Bất Động Sản với nhóm của mình dựa trên tiềm năng của tổ chức triển khai. Tương tự vậy, bạn cũng nên dành thời hạn để ưu tiên luồng thông tin đến : những email, bản tin, thông tin và tài liệu .
Các giải pháp ưu tiên được tích hợp vào Confluence
Confluence cung ứng những mẫu ( template ) để thiết lập và theo dõi OKRs ( Objective Key Results ), cũng như tương hỗ lập kế hoạch kế hoạch chung và thiết lập tiềm năng .
“ Tôi thật sự thương mến những mẫu. Nếu bạn muốn đưa ra quyết định hành động, sẽ có một mẫu để làm điều đó. Bạn không cần biết quy trình tiến độ kinh doanh thương mại là gì, vì mẫu sẽ cho bạn thấy điều đó. ”José Lorenzo Rios Guerrero, Giám đốc Hệ thống Thông tin Quản lý tại Yutaka Tech
Tự động hóa giải phóng thời gian
Chúng tôi đặt tự động hóa ở sau cuối trong list này vì một nguyên do. Để tự động hóa một thứ gì đó, bạn cần hiểu rõ về quá trình, những người tương quan, nguyên vật liệu thiết yếu và trình tự những tác vụ cần tập trung chuyên sâu .
Chỉ khi bạn có cái nhìn tổng quan về những yếu tố đó, bạn mới hoàn toàn có thể xem xét và xem xét phần nào trong tiến trình sẽ được tự động hóa. Điều này hoàn toàn có thể tương quan đến một thứ gì đó nhỏ, như tự động hóa đặt tên tập tin, đến một việc lớn hơn nhiều, ví dụ điển hình như tạo ra hàng loạt báo cáo giải trình mà trước đây đã tốn mất vài giờ thao tác của ai đó .
Confluence giúp bạn tự động hóa ngay lập tức
Confluence cung cấp khả năng tích hợp với gần 500 ứng dụng, cho phép bạn thực hiện những công việc như theo dõi thời gian, tự động hóa báo cáo và kết nối kho lưu trữ trực tiếp từ bên trong ứng dụng.
Xem thêm: 0283 là mạng gì, ở đâu? Cách nhận biết nhà mạng điện thoại bàn cố định – http://139.180.218.5
Bạn cũng hoàn toàn có thể tạo ra một quốc tế những năng lực tự động hóa bổ trợ bằng cách tích hợp với Zapier – ứng dụng được cho phép bạn tự động hóa trao đổi tài liệu giữa Confluence và hơn 2000 ứng dụng khác .
Kết
Sự phong phú và đa dạng của những thông tin trong tầm tay ta sẽ không biến mất, vậy nên ta trọn vẹn hoàn toàn có thể hưởng lợi từ những mẹo và công cụ như Confluence để khắc phục những điểm yếu kém về lượng thông tin. Khi được tận dụng toàn bộ những tiềm năng, Confluence sẽ giúp nhóm của bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm và tương hỗ nhóm của bạn đưa ra những quyết định hành động sáng suốt hơn .
Nguồn : Atlassian Blog
Source: http://139.180.218.5
Category: Thuật ngữ đời thường