Gap Analysis: Phương pháp xác định khoảng cách giữa doanh nghiệp hiện tại với mục tiêu | Tomorrow Marketers

Tomorrow Marketers – Phần lớn chúng ta đều có tầm nhìn mạnh mẽ rằng chúng ta muốn định vị tổ chức của mình ở đâu. Nhưng đôi khi, bắt đầu từ đâu và như thế nào mới là thách thức. Đây là lúc áp dụng Gap Analysis (tạm dịch: phân tích khoảng cách). Gap analysis là một trong 9 công cụ phân tích hiệu quả, đem đến bộ khung để định nghĩa không chỉ công ty đang ở đâu ngày hôm nay, nhưng quan trọng hơn, chúng ta muốn trở thành gì và làm thế nào để đạt được điều đó.

Gap Analysis là gì?

Gap Analysis là quy trình bạn so sánh giữa tình hình hiện tại và hình ảnh trong tương lai, từ đó tạo ra một chuỗi những hành vi để liên kết khoảng cách đã được xác lập giữa hiện tại và tương lai đó. Nó là một công cụ được sử dụng như một phần của việc nghiên cứu và phân tích nội bộ trong công ty .
Triển khai việc nghiên cứu và phân tích gap analysis cho tổ chức triển khai thực ra lại rất đơn thuần. Gap analysis, về mặt kế hoạch, là một trong những cách để khởi đầu tâm lý về tiềm năng của bạn một cách có mạng lưới hệ thống và ý nghĩa .

Lợi ích của Gap Analysis

Lợi ích chủ yếu của gap analysis là thúc đẩy bạn suy nghĩ về tình hình hiện tại, viễn cảnh tương lai mong muốn, khoảng cách giữa chúng và kế hoạch hành động của bạn một cách rõ ràng và có hệ thống.

Gap Analysis cũng cung ứng một framework cho mọi người để hợp tác trong những bước tiên phong của việc lên kế hoạch. Một trong những thử thách của việc có nhiều người tham gia vào việc lên kế hoạch là những cách tiếp cận khác nhau đôi lúc hoàn toàn có thể không tương thích với nhau. Gap Analysis xử lý điều này bằng việc nhu yếu mọi người vấn đáp những câu hỏi đặc biệt quan trọng, hoàn toàn có thể đưa mọi người lại với nhau trong một kế hoạch có link ngặt nghèo .
Cuối cùng, Gap Analysis cũng hoàn toàn có thể được sử dụng như một phương pháp nghiên cứu và phân tích sự thực thi trong quá khứ. Lần đầu bạn triển khai gap analysis, bạn sẽ chụp lại được tình hình hiện tại của công ty một cách rõ ràng ( ở cả dạng định tính và định lượng ). Và lần tới khi tiến hành gap analysis, bạn sẽ có một cơ sở quá khứ để kiểm tra hoạt động giải trí gần đây nhất của công ty .

5 bước triển khai Gap Analysis

Thực hiện nghiên cứu và phân tích khoảng cách không khó, nhưng có một vài điều bạn cần ghi nhớ trước khi mở màn :

• Trung thực về những thiếu sót: Rất khó khăn để thừa nhận thất bại, nhưng để thực hiện phân tích khoảng cách hiệu quả, bạn cần trung thực và thực tế về những điều đang không đem lại hiệu quả trong kinh doanh, dù là nghiệt ngã nhất.
• Trung thực về khả năng của bạn: Đừng khiêm tốn với những gì bạn đạt được. Bạn cần hiểu những gì tích cực, đang phát triển trong việc kinh doanh của mình để có thể nhận ra và tập trung hơn giải quyết điều tiêu cực. 
• Thực tế: Đến cuối của quá trình phân tích khoảng cách, bạn sẽ bắt đầu đặt ra mục tiêu cho tương lai. Những mục tiêu này cần phải thực tế và sự thực dụng là bắt buộc. 
• Cụ thể, đặc trưng: Trong mọi phần của việc phân tích khoảng cách (tình hình hiện tại, viễn cảnh tương lai và kế hoạch hành động), bạn cần tránh những tuyên bố mơ hồ hay kết quả vô hình. Hãy chắc chắn bạn kết hợp giữa việc đo lường định tính và định lượng cho cả tình hình hiện tại lẫn mục tiêu tương lai.

Sau đây là những bước để nghiên cứu và phân tích khoảng cách Gap Analysis .

1. Định hướng lĩnh vực tập trung của bạn

Trước khi đi vào chi tiết cụ thể nghiên cứu và phân tích khoảng cách, rất quan trọng để bạn đặt ra số lượng giới hạn. Hay nói cách khác, là biết bạn đang vận dụng nghiên cứu và phân tích khoảng cách trong việc gì .
Rất thuận tiện để nói về viễn cảnh tương lai bạn mong ước trọng một câu chung chung như : “ Viễn cảnh tương lai tôi khao khát là trở thành công ty lớn nhất và tốt nhất tại châu Á ! ”
Rõ ràng một câu nói như vậy có rất ít giá trị. Thay vào đó, bạn cần có một sáng tạo độc đáo sơ bộ về những nghành nghề dịch vụ bạn muốn cải tổ. Thường một số ít nghành nghề dịch vụ trọng tâm mà mọi người muốn xử lý gồm có :

• Tăng trưởng tài chính (Financial Growth)
• Chiếm lĩnh khách hàng (Customer excellence)
• Cải tiến (Innovation)
• Sự hài lòng của nhân viên (Employee happiness)
• Thành tựu nghiên cứu (Scientific achievement)
• Ảnh hưởng cộng đồng (Community impact)

Khi bạn đã xác lập được 3-4 trọng tâm kế hoạch cho việc kinh doanh thương mại của mình, bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để mở màn việc nghiên cứu và phân tích khoảng cách .

2. Xác định viễn cảnh tương lai bạn mong muốn

Xác định tình hình hiện tại của bạn mà không có ý tưởng sáng tạo về viễn cảnh tương lai là một quy trình vô ích ( và không hề ). Vì vậy, thay vào đó, hãy khởi đầu quy trình nghiên cứu và phân tích khoảng cách bằng việc xác lập viễn cảnh tương lai .
Đây là lúc việc xác lập kế hoạch tập trung chuyên sâu phát huy công dụng. Giả sử bạn chọn “ Cải tiến ” như kế hoạch tập trung chuyên sâu. Bạn sẽ muốn khởi đầu bằng việc định hình viễn cảnh tương lai cho việc nâng cấp cải tiến .
Nói một cách chung chung, viễn cảnh tương lai cho việc nâng cấp cải tiến là : “ Được nhận diện là một trong những nền tảng SaaS tân tiến nhất trong ngành. ”
Ghi nhớ rằng tất cả chúng ta đang để mọi thứ ở mức độ tiềm năng, chưa hề cần thêm bất kể KPIs hay chỉ số đo lường và thống kê đơn cử nào trong phần này của việc nghiên cứu và phân tích khoảng cách. Dưới đây là một số ít ví dụ khác :

• Viễn cảnh tương lai của tôi cho Customer Excellence là: “Đi đầu trong việc giữ chân khách hàng và chuyển đổi.”
• Viễn cảnh tương lai của tôi cho Community Impact là: “Tạo ra những thay đổi tích cực và dài lâu cho cuộc sống của người dân trong cộng đồng.”

3. Kiểm tra tình hình hiện tại của bạn

Phần tiếp theo của việc nghiên cứu và phân tích khoảng cách là hiểu bạn đang ở đâu hiện tại – tình hình hiện tại của bạn. Với mỗi nghành nghề dịch vụ tập trung chuyên sâu của bạn, hãy viết một câu để tóm tắt tình hình trong thực tiễn lúc bấy giờ .

Ví dụ, tập trung vào Innovation, chúng ta có thể tổng quan tình hình hiện tại như sau: “Chúng tôi chưa được biết đến vì việc cải tiến, dù phần mềm có chứa nhiều đặc điểm, chức năng khác biệt.”

Về Customer Excellence, hoàn toàn có thể nói : “ Chúng tôi có sự hài lòng và trung thành với chủ của người mua doanh nghiệp, nhưng những người mua nhỏ lẻ đang khá không hài lòng với thưởng thức của họ. ”
Hay với Community Impact : “ Phần lớn mọi người trong hội đồng địa phương không nhận thức được sự hiện hữu của chúng tôi. ”
Một phần của việc nghiên cứu và phân tích khoảng cách, đó là rất quan trọng để 100 % trung thực và trong thực tiễn về điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của bạn .

4. Áp dụng cách đo lường/KPIs cho phân tích khoảng cách

Lúc này bạn cần thêm những chỉ số đo lường và thống kê đơn cử ( KPIs ) cho mỗi một trong nghành tập trung chuyên sâu của mình .
Hãy khởi đầu cùng 1 số ít mẹo để lựa chọn KPIs tương thích cho nghiên cứu và phân tích khoảng cách :

• Chọn KPIs bạn thực sự có thể đo lường, và quyết định trên cách đo lường như một phần của việc lựa chọn KPI.
• Chỉ chọn KPI bạn có cơ sở ở hiện tại, vì vậy bạn có thể dễ dàng đo lường khoảng cách bạn cần vượt qua.
• Thử áp dụng sự kết hợp của cả leading và lagging KPI sẽ cho bạn một hệ thống đo lường hoàn thiện cho mỗi lĩnh vực tập trung.

Ví dụ :

• Innovation:
  – Leading KPI: Đầu tư ít nhất 50% nguồn lực phát triển sản phẩm để sáng tạo ra chức năng mới (hiện tại: – Lagging KPI: Đạt điểm Innovation ít nhất 80% trên một đánh giá của khách hàng (hiện tại: điểm Innovation trên g2crowd.com nhỏ hơn 60%).

• Community Impact:
  – Leading KPI: Độ nhận diện trong cộng đồng của chúng tôi hơn 70 (hiện tại: Độ nhận diện trong cộng đồng nhỏ hơn 20%).
  – Lagging KPI: Ít nhất 3 sáng kiến mới của chính phủ có thể tìm kiếm sự tham gia của chúng tôi (hiện tại: không sáng kiến nào của chính phủ tìm kiếm sự tham gia của chúng tôi).

Yếu tố “ khoảng cách ” trong nghiên cứu và phân tích khoảng cách tất yếu chính là số lượng giữa KPIs hiện tại và viễn cảnh tương lai bạn mong ước. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể nói đó là khoảng cách của 50 % giữa mức độ hiện tại của độ nhận diện trong hội đồng ( 20 % ) và viễn cảnh mong ước trong tương lai ( 70 % ) .

5. Lập ra kế hoạch hành động

Bước sau cuối trong việc nghiên cứu và phân tích khoảng cách cũng là phần khó nhất. Đây là lúc bạn đề ra một kế hoạch hành vi đơn cử và độc lạ để thu hẹp khoảng cách bạn đã nhìn thấy .
Hãy nghĩ về kế hoạch hành vi của bạn như thể một chuỗi dự án Bất Động Sản cho từng mảng, mà đến khi triển khai xong, sẽ đạt được tác dụng bạn đã xác lập như trong bước 4. Chính xác bao nhiêu dự án Bất Động Sản bạn muốn tạo ra cho mỗi khoảng cách là tùy thuộc vào bạn, nhưng thường bạn sẽ có tối thiểu 2 dự án Bất Động Sản cho mỗi khoảng cách .
Ví dụ về dự án Bất Động Sản cho Community Impact :

• Dự án 1: Bắt đầu chiến dịch quảng cáo TVC trên địa phương
• Dự án 2: Tăng chi phí cho quảng cáo online lên $5000 mỗi tháng

Như bạn hoàn toàn có thể thấy, tạo ra kế hoạch hành vi để liên kết khoảng cách bạn đã xác lập thực ra khá đơn thuần – vì đó là hiệu quả của những nỗ lực nghiên cứu và phân tích bạn đã thực thi từ bước 1 đến bước 4, đã xác lập rõ ràng tình hình hiện tại, viễn cảnh mong ước và những khoảng cách .

6. Bước thêm: Ưu tiên

Dù không phải bước bắt buộc của quy trình nghiên cứu và phân tích khoảng cách, bạn vẫn sẽ tìm thấy ứng dụng của việc ưu tiên những kế hoạch hành vi. Việc ưu tiên dựa vào câu hỏi : những dự án Bất Động Sản này có dễ để thực thi và những tác động ảnh hưởng chúng tạo ra tiềm năng đến đâu để hoàn toàn có thể liên kết khoảng cách ?

Thêm việc ưu tiên vào Gap Analysis sẽ giúp bạn bớt choáng ngợp bởi những dự án mới và các KPIs bạn cần theo dõi.

Công cụ tương hỗ Gap Analysis : Một vài công cụ hoàn toàn có thể tương hỗ Gap Analysis đó là balanced scorecard hoặc McKinsey’s Three Horizons of Growth .

Tạm kết

Gap Analysis là một công cụ hiệu suất cao để hiểu rõ tiềm năng của doanh nghiệp đang hướng tới là gì, cạnh bên đó, doanh nghiệp đang ở đâu và cần phải hành vi gì để rút ngắn “ khoảng cách ”. Đây là một trong những tư duy vô cùng cơ bản cho việc xử lý yếu tố và đưa ra những quyết định hành động mang tính kế hoạch. Nếu bạn muốn đi sâu hơn vào những bài toán đơn cử của doanh nghiệp, nghiên cứu và phân tích tài liệu để tìm ra yếu tố tương quan đến quản lý và vận hành, lệch giá và chăm nom người mua, hãy tìm hiểu thêm khoá học Data System của Tomorrow Marketers !
Bài viết bởi Cascade Strategy – biên dịch bởi Tomorrow Marketers .