Nội dung chính
1. Get Things Done là gì?
Get Things Done (GTD) là phương pháp quản lý công việc, đã được David Allen sáng tạo và giới thiệu qua quyển sách cùng tên vào năm 2001.
Hiểu cũng như thực hiện đúng phương pháp này, những việc chúng ta nên làm và phải làm đều sẽ được thoát ra khỏi dòng suy nghĩ. Từ đó, chúng ta giảm được stress, giải phóng ‘không gian’ trong não bộ, để có thể dùng năng lượng cho những hoạt động thiết thực khác.
GTD gồm 5 bước :
- Ghi lại (Capture): Tổng hợp những việc cần làm dưới bất kỳ hình thức nào. Viết vào sổ tay, sử dụng các app ghi nhớ công việc hoặc thu âm những việc cần giải quyết nhưng vẫn ‘quanh quẩn’ trong đầu bạn.
- Làm rõ (Clarify): Các công việc này có thể hoàn thành không? Nếu có, quyết định cách hoàn thành. Nếu không, quyết định xem việc đó có thể bỏ qua hay được giải quyết sau. Từ đó tạo ra một danh sách các việc cần phải làm.
- Sắp xếp (Organize): Sắp xếp các công việc và sàng lọc vào 3 nhóm: dự án (project), thời gian (time), và nội dung (context). Ví dụ: bạn có bài thuyết trình nhóm (dự án) vào thứ hai (thời gian) và bạn cần kiểm tra tiến độ của bạn A (nội dung).
- Thực hiện (Engage).
- Duyệt lại (Review): Luôn kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch dựa trên tiến độ và chất lượng công việc hiện tại. David Allen gợi ý xem lại kế hoạch theo tuần và với những mục tiêu ngắn hạn thì theo tháng.
Các bước thực hiện Get Things Done.Ngoài ra, 2 chú ý quan tâm sau sẽ giúp bạn thực hành thực tế GTD hiệu suất cao hơn :
- “Bước tiếp theo làm gì?”: Ở bất kì bước nào của phương pháp GTD, câu hỏi này đều được lặp lại. Câu hỏi này giúp bản thân xác định được những bước phải làm để công việc được giải quyết đúng mục tiêu.
- Quy tắc 2 phút: Với các công việc có thể hoàn thành trong 2 phút, thì hãy làm ngay lập tức.
2. Một tuần trải nghiệm phương pháp này của tôi như thế nào?
Tôi lúc bấy giờ là sinh viên ngành Tâm Lý Học tại Hà Lan. Tôi quyết định hành động vận dụng chiêu thức GTD trong vòng 1 tuần trước bài kiểm tra cuối khóa .Đây là bài kiểm tra môn Educational Psychology ( tâm lý học giáo dục ). Để chuẩn bị sẵn sàng cho bài kiểm tra, tôi phải đọc và học sách giáo khoa ( khoảng chừng 100 trang ) và 13 bài báo khoa học .Sau đây là cụ thể về những thưởng thức của tôi trong 1 tuần vận dụng GTD :Vào ngày tiên phong, tôi thực thi bước 1 ( ghi lại ) và bước 2 ( làm rõ ) khá thuận tiện vì vốn dĩ đã quen với việc lên list những việc cần làm .Tuy nhiên ở bước 3, tôi chỉ đơn thuần viết xuống những việc làm nào có số lượng giới hạn về thời hạn và ưu tiên thao tác này. Tôi không chia theo mục dự án Bất Động Sản / thời hạn / nội dung vì cho rằng bản thân đã hiểu rõ những gì phải làm .Kết quả là tôi đã thất bại trong việc bắt tay vào làm ( bước 4 ). Ngoài ra, tôi đã không kiểm tra lại việc làm vì nhìn nhận thấp tầm quan trọng của điều này .
Đây là các đầu việc tôi đã liệt kê ở ngày thứ nhất.Ở ngày tiên phong, GTD của tôi nhìn không khác một to-do list thông thường là mấy với những những việc làm được viết theo thứ tự ưu tiên. Và đương nhiên, tác dụng là tôi lại không hề triển khai xong hết những đầu việc đã đặt ra .
Sau thất bại này, tôi bắt tay chỉnh sửa lại GTD từ ngày 2 trở đi. Tôi bắt đầu với một chu trình phân loại công việc như GTD gợi ý, viết ra một kế hoạch cụ thể hơn, và thường xuyên check lại bản kế hoạch trong ngày.
Sau một vài ngày miệt mài kiểm soát và điều chỉnh thì vào ngày thứ 5, ghi chú của tôi nhìn mạng lưới hệ thống hơn, rõ ràng và đơn cử hơn. Kết quả là ngày thứ 5 tôi hoàn thành xong hết tiềm năng trong list .
Tôi nhận thấy, việc xả hàng loạt những gì giữ trong đầu và ghi hết việc làm ra giúp tôi không còn cảm thấy lo ngại khi có quá nhiều việc để làm. Từ đó tôi xử lý những việc làm nhỏ, dễ quên hiệu suất cao hơn .
3. Bài học rút ra sau một tuần thực hiện
Đừng để mọi thứ trong đầu, dù việc đó có nhỏ đến đâu
Tôi đã phạm phải lỗi lớn nhất mà David Allen đã nói, đó chính là để nhiều thứ ở trong đầu. Việc biết bản thân cần phải làm gì, nhưng không đủ thông tin về cách làm, giờ làm, khiến mọi thứ trở nên mông lung hay rối rắm theo thời hạn. Kết quả là tôi lại bị kẹt trong một mớ hỗn độn những đầu việc không hề xử lý xuể .Ngoài việc nghiêm khắc tuân thủ giải pháp, tôi đã quyết định hành động dán bản kế hoạch lên trên máy tính và đặt đồng hồ đeo tay để nhắc mình kiểm tra list việc làm cứ 3 tiếng một lần .
GTD không phải là một check-list công việc
GTD là một chiêu thức phức tạp hơn là việc tạo ra một list việc làm. GTD gồm 5 bước mà toàn bộ những bước đều nhu yếu một sự góp vốn đầu tư lớn. Nếu chỉ làm bước 1 trong quy trình 5 bước, tất cả chúng ta sẽ không thực sự hiểu rõ phải làm gì và làm như thế nào .Tham khảo cách thực thi GTD trên YouTube, thực thi đúng 5 bước của quy trình, dành thời hạn tối thiểu 5 phút để sắp xếp việc làm mỗi ngày và để bên cạnh biểu mẫu quy trình GTD để tìm hiểu thêm là những cách đơn thuần nhưng hiệu suất cao giúp tối ưu thưởng thức của tôi .
4. Tổng kết
Sau một tuần trải nghiệm, điểm tôi thích nhất ở GTD đó chính là quan điểm ‘bỏ mọi thứ ra khỏi đầu’, kèm theo đó là các nguyên tắc rất đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả như quy tắc 2 phút, câu hỏi ‘bước tiếp theo làm gì’ và bước thứ 5 (duyệt lại).
GTD rất tương thích với những người có yếu tố với to-do list hoặc chủ quan về năng lực sử dụng thời hạn của mình ( như tôi ví dụ điển hình ) .Tuy nhiên, cá thể tôi cho rằng nếu bạn nắm rõ việc làm của mình và yếu tố chính nằm ở việc thật sự bắt tay vào làm, thì GTD chưa xử lý được điều đó ngay lập tức. Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm một vài lời khuyên về cách ngừng trì hoãn để phối hợp với GTD .Để thiết kế xây dựng được phong thái thao tác hiệu suất cao, hãy thưởng thức những giải pháp khác nhau và cá thể hóa chúng để có cho mình một chiêu thức tương thích nhất .
Source: http://139.180.218.5
Category: Thuật ngữ đời thường