Nội dung chính
1. Google Team Drive Là Gì ?
Google Team Drive là một công cụ tương hỗ thao tác nhóm, một khoảng trống chung để những Teams trong công ty của bạn hoàn toàn có thể dể dàng tàng trữ, tìm kiếm và truy vấn vào những file tài liệu của họ từ bất kỳ nơi nào và trên bất kể thiết bị nào .
Đối với My Drive thì tài nguyên thuộc về cá thể, còn trong Team Drive thuộc về mộ nhóm. Như vậy khi nhân sự trong công ty đổi khác tổng thể những tài nguyên trong Team Drive vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Team của bạn hoàn toàn có thể liên tục truy vấn tài liệu, san sẻ thông tin và triển khai xong việc làm .
Lưu ý: Đây là tính năng nâng cao hỗ trợ trong các phiên bản Google Workspace Business, Google Workspace Enterprise hoặc Google Workspace for Education. Nếu bạn không bật được Team Drive, hãy liên hệ với admin của công ty nơi bạn làm việc.
Người dùng G Suite bản Basic hoặc G Suite bản không tính tiền không có thông tin tài khoản G Suite ( thông tin tài khoản Gmail theo tên miền của doanh nghiệp ) sẽ không dùng được Team Drive .
Các bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm những gói giá Google Workspace chi tiết cụ thể 2020 .
>> Xem thêm : E-Mail doanh nghiệp tính năng và ngân sách cụ thể 20201 .
2. Cài đặt Google Team Drive
Các bạn đăng nhập vào tài khoản Google Workspace > Chọn mở Google Drive > Trên thanh điều hướng bên trái, chọn Team Drives.
Click New trên đầu > Nhập tên Team Drive mà bạn muốn.
Tên Team Drive thường trùng với tên nhóm trong công ty : Cassy’s Team, Tài chính, Nhân sự, … > Click Create
Ngoài ra những bạn hoàn toàn có thể thêm nhiều Team Drive khác nhau nên khi muốn thêm người dùng hay tải file, … trước hết bạn phải lựa chọn một thư mục Team Drive mà bạn muốn biến hóa .
Nếu bạn không tạo được Team Drive hoàn toàn có thể quản trị viên đẵ tắt tính năn này hoặc thông tin tài khoản của bạn chưa có quyền sử dụng Google Team Drive những bạn hoàn toàn có thể tăng cấp .
Các bạn hoàn toàn có thể bật tính năng Team Drive cho doanh nghiệp của mình :
Bước 1: Truy cập vào Google Admin console (admin.google.com) > Apps > G Suite > Drive and Docs > Chắc chắn App Drive đã được bật bằng cách bấm nút Thêm (More) và chọn Bật cho tất cả mọi người (ON for everyone).
Bước 2: Chọn Thiết lập chia sẻ (Sharing settings) > Chọn tổ chức (organizational unit) phù hợp, mặc định sẽ áp dụng cho toàn bộ tài khoản.
Bước 3: Trong mục Team Drive creation, Bỏ check Prevent users in from creating new Team Drives.
Bước 4: Chọn Lưu (Save) và chờ tối đa 24 giờ để cho mọi thay đổi có hiệu lực trên tài khoản của bạn.
>> Xem thêm : Hướng dẫn trấn áp quyền truy vấn Google Driv e .
3. Thêm thành viên và quyền truy vấn
Khi bạn thêm một người dùng vào Team Drive họ sẽ có khá đầy đủ những tính quyền như upload, edit, xóa file hoặc mời thành viên mới. Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể biến hóa quyền của những thành viên này .
Trước khi cấp quyền bất kể những bạn cần có quyền Full Access .
Để thêm một thành viên mới bạn cần có quền Full Access :
Chọn Team Drive bạn muốn thêm người dùng > chọn Add members > Thêm tên, địa chỉ email hoặc địa chỉ của một nhóm Google group > Lựa chọn quyền cho thành viên này > (Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo tới người vừa được thêm vào, chọn Skip sending notifications
Thay đổi quyền trong Team Drive
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn thay quyền.
Bước 2: Ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống > chọn Manage members.
Bước 3: Chọn tên thành viên bạn muốn thay đổi quyền truy cập, nhấn vào vào mũi tên chọn phân quyền mới
Bước 4: Click Done để hoàn tất.
>> Xem thêm : Các gởi file qua gmail chuyên nghiệp .
Xóa một thành viên trong Team Drive
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn thay quyền.
Bước 2: Ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống > chọn Manage members.
Bước 3: Chọn tên thành viên mà bạn muốn xóa, nhấn vào mũi tên chọn Remove Member.
Bước 4: Click Done để hoàn tất.
Khi bạn xóa người dùng ra khỏi team thì học vẫn có quyền truy vấn 1 số ít file đã share. Ví dụ : Các file được san sẻ ở chính sách “ Tất cả mọi người trong công ty đều xem được ” thì họ vẫn sẽ truy vấn được .
4. Thêm file và thư mục trong Team Drive
Tạo một thư mục mới
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn tạo thư mục.
Bước 2: Nhấn vào New > Folder.
Bước 3: Nhập tên thư mục.
Bước 4: Nhấn vào Create.
Tải thư mục hiện có từ máy tính
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn tạo thư mục.
Bước 2: Trên máy tính của bạn, hãy kéo thư mục hiện tại và thả vào Team Drive.
Bước 3: Hoặc, nhấn vào New > Folder Upload.
>> Xem thêm : Google Drive File Stream là gì ? Tính năng và cách sử dụng .
Cách thêm và mở những file
Các bạn cần phải có quyền Edit Access để thêm hoặc mở những file. Bất kỳ tệp tin nào bạn thêm vào đều thuộc chiếm hữu của cả nhóm. Dù bạn đã rời khỏi Team Drive thì tệp tin của bạn vẫn sẽ sống sót trong nhóm .
Bước 1: Lưạ chọn Tên Team Drive mà bạn muốn tạo thư mục.
Bước 2: Kéo tập tin từ máy tính hoặc thả nó vào trong thư mục đã chọn.
Hoặc, nhấn vào New và chọn một trong những lựa chọn dưới đây :
Bước 3: Để tạo một file mới, hãy chọn loại file mà bạn muốn tạo, như Google Docs hay Google Sheets
Bước 4: Để tải file lên, hãy chọn File Upload. Tìm đến vị trí của file trên máy tính và mở nó.
Bước 5: Nhấn đúp vào một tệp để mở.
5. Quản lý những file
Quản lý những file quan trọng
Đánh dấu những file quan trọng để bạn hoàn toàn có thể tìm thấy chúng nhanh hơn khi cần .
Chỉ cần nhấn chuột phải vào file hoặc folder và chọn Add star.
Để xem tất cả các tệp và thư mục được gắn dấu sao của bạn, hãy nhìn sang thanh điều hướng bên trái, nhấn vào Starred.
Di chuyển những file
Các bạn hoàn toàn có thể duy chuyển file bất kể vào Team Drive, dù chúng được lưu ở một thư mục Drive khác hay từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn .
Để chuyển dời những tệp giữa Team Drives hoặc từ My Drive vào Team Drive, kéo tệp tin vào thư mục đích trong Team Drive .
>> Xem thê : Cách xem lại lịch sử vẻ vang chỉnh sửa trong Google Sheet đơn thuần .
Xóa một file
Bạn phải có Full access để xóa một file.
Bước 1 : Lựa chọn file bạn muốn xóa. Ở phía trên cùng bên phải, nhấn vào hình tượng thùng rác .
Bước 2 : Thao tác này sẽ xóa file cho toàn bộ mọi người .
Bước 3 : Nếu ai đó vô tình xóa một file, bạn vẫn hoàn toàn có thể Phục hồi lại file đó .
Khôi phục một file
Bạn phải có Edit access hoặc quyền truy cập cao hơn để khôi phục một tệp tin nào đó.
Bước 1: trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.
Bước 2: Ở phía trên cùng, bên cạnh tên của Team Drive, nhấn vào mũi tên trỏ xuống > View Trash.
Bước 3: Lựa chọn tệp tin bạn muốn khôi phục và chọn Restore (biểu tượng chiếc đồng hồ).
Tìm kiếm 1 file trong Team Drive
Để tìm file trong một Team Drive nào đó :
Bước 1: Trong thanh công cụ tìm kiếm – Search, nhấp vào mũi tên trỏ xuống.
Bước 2: Bên cạnh Location, nhấn vào Anywhere.
Bước 3: Nhấn đúp vào Team Drives và chọn một Team Drive cụ thể. Nhấn vào Select
Bước 4: Bạn có thể nhập thêm các trường thông tin tìm kiếm cụ thể, chẳng hạn như loại file hoặc thời gian mà file được chỉnh sửa.
Nhấn vào Search
Tìm kiếm thư mục trong Team Drive
Bước 1: trong thanh công cụ tìm kiếm, nhấn vào mũi tên trỏ xuống và bạn sẽ thấy cửa sổ Advanced window hiện lên, hãy đi tới trường Location.
( Tùy chọn ) Để tìm kiếm từ hoặc cụm từ đơn cử tương quan đến tệp tin hoặc thư mục, hãy nhập từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm .
Bước 2: Bên cạnh Location, nhấp vào Anywhere và chọn Team Drives.
Bước 3: Khi bạn tìm thấy thư mục bạn muốn tìm kiếm, nhấn vào Select
Bước 4: Nhấn vào Search để mở thư mục và tìm kiếm tệp của bạn.
6. Chia sẻ và công tác làm việc trong Team Drive
Mọi file bạn đưa vào Team Drives sẽ tự động hóa được san sẻ với những thành viên của Team Drive. Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể san sẻ những file đang lưu trong Team Drive với những người trong doanh nghiệp của bạn, dù họ không phải là thành viên của Team Drive .
Chia sẻ tệp tin với những cá thể hoặc nhóm
Bước 1: Nhấn vào một file cần chia sẻ
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người có dấu + bên trái)
Bước 3: Thêm tên, địa chỉ email hoặc Google Group
( Tuỳ chọn ) Để biến hóa quyền truy vấn từ Edit, hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống và cấp một quyền truy vấn khác .
( Tuỳ chọn ) Thêm một tin nhắn
Bước 4: Nhấn vào gửi Send
Gởi link truy vấn qua email
Bước 1: Nhấn chuột vào file bạn muốn chia sẻ
Bước 2: Nhấn vào vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải)
Bước 3: Nhấn vào Who has access
Bước 4: Ở bên cạnh phần Link share off, chọn mũi tên trỏ xuống
Bước 5: Sau khi hiện lên link URL, nhấn vào Copy. Giờ đây link file sẽ nằm trong bộ nhớ tạm của bạn.
Bước 6: Click vào Hoàn tất – Done. Dán link truy cập file vào email mà bạn sẽ gửi đi.
Chia sẻ link truy vấn
Bước 1: Nhấn vào một tệp tin cần chia sẻ
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải)
Bước 3: Nhấn vào Who has access
Bước 4: Bên cạnh phần Link sharing off, nhấn vào mũi tên trỏ xuống
Bước 5: Bật chế độ Chia sẻ liên kết – Link Sharing on
Bước 6: Nhấn vào mũi tên trỏ xuống, và chọn quyền truy cập mà bạn muốn cài đặt cho người khác.
- Để cho phép chia sẻ file với mọi người bên ngoài doanh nghiệp của bạn, hãy nhấn vào Allow external access.
- Để làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được trong Drive, hãy nhấp vào Findable in search results.
Bước 7: Khi đã hoàn tất thao tác, nhấn Done. Bất cứ ai có đường link này đều có thể truy cập tệp.
Hủy san sẻ một tập tin
Bước 1: Nhấn vào tệp tin cần hủy chế độ chia sẻ.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Chia sẻ
Bước 3: Chọn Who has access
Bước 4: Tắt chế độ Chia sẻ Liên kết – Link sharing off
Bước 5: Nhấp vào Hoàn tất – Done.
Như vậy mình đã san sẻ với những bạn cách setup và sử dụng Google Team Drive .
Chúc những bạn thành công xuất sắc !
Source: http://139.180.218.5
Category: Thuật ngữ đời thường