6 kỹ năng lắng nghe tích cực cần thiết trong coaching | ITD Vietnam

Tại sao kỹ năng lắng nghe là quan trọng nhất trong coaching?

Việc học cách lắng nghe có vai trò rất quan trọng nhằm mục đích nâng cao kỹ năng tiếp xúc – vốn rất thiết yếu trong coaching, quản trị và kinh doanh thương mại. Thông qua lắng nghe, bạn sẽ thuận tiện tích lũy vừa đủ thông tin và chớp lấy toàn vẹn yếu tố – từ đó, sự tương tác giữa bạn và người khác sẽ trở nên tốt hơn .
Kỹ năng lắng nghe trong tiếp xúc yên cầu người nghe phải biết cách tiếp thu, nghiên cứu và phân tích, phản hồi và ghi nhớ những thông tin được nói ra một cách triệt để. Trong khi dữ thế chủ động lắng nghe, huấn luyện viên cũng cần quan tâm đến hành vi và ngôn từ khung hình của coachee để hiểu rõ hơn về thông điệp của họ. Sau đây là 6 gợi ý giúp bạn trau dồi kỹ năng lắng nghe tích cực của mình .

Tổng hợp 6 kỹ năng lắng nghe tích cực cần có trong coaching

1. Tập trung chú ý

Một bí quyết của kỹ năng lắng nghe tích cực và trở thành một người lắng nghe hiệu quả là điều khiển cuộc trò chuyện để bạn có cơ hội suy nghĩ và trao đổi. Hãy dành một khoảng “thời gian chờ” trước khi trả lời. Đừng cắt lời, nói hết câu của người nói hoặc bắt đầu nghĩ về câu trả lời của bạn trước khi họ kết thúc. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể cũng như khung tâm trí của bạn khi tham gia lắng nghe tích cực. Hãy tập trung vào thời điểm hiện tại và tôn trọng người nói.

2. Không phán xét

Kỹ năng lắng nghe tích cực yên cầu nơi bạn một tâm hồn rộng mở. Ở vị trí nhà chỉ huy quản trị, bạn hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng đảm nhiệm những ý tưởng sáng tạo, quan điểm và năng lực mới khi thực hành thực tế lắng nghe tích cực. Ngay cả khi bạn có những quan điểm cứng rắn, hãy tạm dừng phán xét, giữ lại mọi lời chỉ trích, tránh tranh luận hoặc tỏ ra nghi vấn ngay từ bắt đầu .

3. Suy ngẫm

Đừng khi nào cho rằng bạn hiểu đúng chuẩn về người đồng nghiệp của mình – hoặc họ ý thức được rằng bạn đã quan tâm lắng nghe họ. Hãy phản ánh thông tin và xúc cảm của coachee bằng cách tiếp tục diễn giải những điểm chính. Phản ánh là một phần quan trọng của kỹ thuật lắng nghe tích cực – cho thấy rằng đôi bên cùng hiểu rõ về chủ đề đang trao đổi .

Tình huống về kỹ năng lắng nghe: Nhân viên có thể nói với bạn, “Ánh rất trung thành và ủng hộ nhân viên của cô ấy – và họ cũng rất trung thành với cô. Nhưng dù tôi có thúc ép thế nào đi chăng nữa, phòng ban của Ánh vẫn hoàn thành nhiệm vụ trễ thời hạn”.

Để diễn giải, bạn hoàn toàn có thể nói lại như sau, “ Tóm lại thì, nhân viên cấp dưới của Ánh có kỹ năng rất tốt, nhưng yếu tố là họ lại thiếu niềm tin nghĩa vụ và trách nhiệm ” .
Nếu bạn nghe coachee nói, “ Tôi không biết phải làm gì giờ đây ! ” hoặc “ Tôi quá stress với việc phải “ gánh ” cả nhóm vào phút sau cuối ”, hãy thử xác nhận lại cảm hứng của họ : “ Có vẻ như bạn đang cảm thấy khá tuyệt vọng và bế tắc. ”

4. Đặt câu hỏi

Đừng ngại đặt câu hỏi về bất kể yếu tố nào còn mơ hồ hoặc chưa rõ ràng khi thực hành thực tế kỹ năng lắng nghe tích cực. Với tư cách là người nghe, nếu bạn hoài nghi hoặc bồn chồn về những gì đồng nghiệp đã nói, hãy đáp lại như sau, “ Để tôi xem tôi có hiểu rõ ý bạn không. Bạn đang nói về … ? ” hoặc “ Chờ một chút ít. Tôi không theo kịp ý bạn muốn nói ” .
Các câu hỏi mở, làm rõ và thăm dò là những công cụ lắng nghe tích cực quan trọng – khuyến khích coachee tự quan tâm đến và xử lý yếu tố, thay vì biện minh cho một quan điểm hoặc nỗ lực đoán “ câu vấn đáp đúng ” .
Một số ví dụ về kỹ năng lắng nghe và đặt câu hỏi hoàn toàn có thể kể dến như : “ Bạn nghĩ gì về … ? ”, “ Hãy cho tôi biết về … ? ”, “ Bạn sẽ lý giải / miêu tả thêm … ? ”, v.v …
Trọng tâm của kỹ năng lắng nghe tích cực là đặt câu hỏi hơn là nói. Việc đặt câu hỏi khuyến khích phản hồi chu đáo và duy trì ý thức hợp tác từ đôi bên. Bạn hoàn toàn có thể hỏi coachee của mình :

• Cụ thể những giải pháp bạn đã thử là gì?
• Bạn đã hỏi nhóm của Ánh mối quan tâm chính của họ là gì chưa?
• Ánh có thừa nhận với bạn rằng phòng ban của cô ấy hiện có vấn đề về hiệu suất không?
• Bạn có chắc chắn rằng bạn nắm rõ bức tranh tổng quát về những gì đang diễn ra không?
• v.v…

Đọc thêm: 7 nguyên tắc coaching – Biến không thể thành có thể

5. Tổng kết

Việc tái diễn những chủ đề chính của cuộc đối thoại coaching giúp xác nhận và củng cố năng lực chớp lấy của bạn so với quan điểm của người nói. Bên cạnh đó, việc này cũng giúp cả hai bên ý thức rõ ràng về nghĩa vụ và trách nhiệm của nhau và những hành vi sau đó. Bạn hãy tóm tắt ngắn gọn những gì bạn đã nghe và hiểu trong khi thực hành thực tế kỹ năng lắng nghe tích cực – cũng như nhu yếu coachee làm điều tựa như .

Bạn có thể trình bày lại ngắn gọn các chủ đề cốt lõi do đồng nghiệp nêu như: “Để tôi tóm tắt lại xem coi tôi hiểu đúng ý bạn không. Ánh đã được thăng chức làm quản lý và nhóm của cô ấy rất yêu mến cô ấy. Nhưng bạn không tin rằng cô ấy quy trách nhiệm cho họ, vì vậy sai lầm của họ được chấp nhận và tiếp tục xảy ra. Bạn đã thử mọi biện pháp bạn có thể nghĩ ra và không thấy kết quả rõ ràng. Tôi hiểu như vậy có đúng không? ”

6. Chia sẻ

Kỹ năng lắng nghe tích cực là khi bạn hiểu người khác – với vai trò người nghe. Khi hiểu rõ hơn về quan điểm của người khác, bạn hoàn toàn có thể khởi đầu trình diễn những ý tưởng sáng tạo, xúc cảm và đề xuất kiến nghị của mình. Hãy nói về thưởng thức tương tự như mà bạn đã từng trải qua, hoặc san sẻ sáng tạo độc đáo phát sinh bởi một nhận xét được đưa ra trước đó trong cuộc trò chuyện .
Việc làm như vậy sẽ giúp cả bạn và đồng nghiệp có một cái nhìn tổng thể và toàn diện chi tiết cụ thể về yếu tố. Từ thời gian này, cuộc trò chuyện hoàn toàn có thể chuyển sang phần xử lý yếu tố. Biện pháp gì chưa được thử nghiệm ? Chúng ta không biết điều gì ? Ta hoàn toàn có thể thực thi những cách tiếp cận mới nào ?
Với tư cách là huấn luyện viên, bạn hãy liên tục đặt câu hỏi, hướng dẫn và đưa ra lời đề xuất – nhưng cần chú ý quan tâm đừng trực tiếp đưa ra giải pháp. Đồng nghiệp của bạn sẽ cảm thấy tự tin và háo hức hơn nếu họ tâm lý thấu đáo những lựa chọn và tự đưa ra giải pháp cho chính mình .
Kết hợp lại, 6 kỹ năng lắng nghe tích cực trên đây sẽ là chìa khóa của những cuộc trò chuyện coaching hiệu suất cao .

Đọc thêm: 10 phẩm chất quan trọng nhất của nhà lãnh đạo

Cách cải thiện kỹ năng lắng nghe tích cực

Sau khi đã khám phá 6 kỹ năng lắng nghe tích cực trên đây, bạn hãy trang nghiêm xem xét lại xem liệu bạn có phải là người đã biết cách lắng nghe đồng cảm trong tiếp xúc chưa .
Nhiều người thường mặc định cho rằng họ biết cách lắng nghe người khác. Nhưng thực tiễn, ở cương vị chỉ huy quản trị, tất cả chúng ta thường gặp rất nhiều khó khăn vất vả khi phải tiếp thu và góp ý cho người khác – đặc biệt quan trọng khi bản thân tất cả chúng ta đang phải đương đầu với rất nhiều yếu tố từ chính mình. Chấp nhận những lời chỉ trích, xử lý xúc cảm của mọi người và cố gắng nỗ lực hiểu những gì người khác nghĩ đều yên cầu nơi bạn kỹ năng lắng nghe tích cực can đảm và mạnh mẽ .
Ngay cả khi có dự tính tốt, bạn vẫn hoàn toàn có thể vô thức tạo cảm xúc nơi người nghe rằng bạn không hề lắng nghe họ nói. Để trau dồi kỹ năng lắng nghe đồng cảm của mình, hãy thử vấn đáp những câu hỏi sau đây nhé :

• Bạn có thường cảm thấy khó tập trung vào những gì người khác đang nói không?
• Bạn có hay tập trung suy nghĩ về những gì sẽ nói tiếp theo – thay vì về những gì người nói đang nói?
• Bạn có cảm thấy khó chịu khi ai đó đặt câu hỏi về ý tưởng hoặc hành động của bạn?
• Bạn có thường đưa ra lời khuyên quá sớm và gợi ý giải pháp cho các vấn đề trước khi người kia giải thích đầy đủ quan điểm của mình?
• Bạn có bao giờ bảo mọi người đừng suy nghĩ như hiện tại họ đang suy nghĩ không?
• Bạn có thói quen nói nhiều hơn quá mức so với người khác nói không?

Nếu câu vấn đáp cho bất kể câu hỏi nào trên đây là “ có ”, bạn cũng đừng quá lo ngại. Để tăng cường kỹ năng lắng nghe tích cực và thực hành thực tế kỹ năng này trong việc làm – đời sống, hãy thử những mẹo hữu dụng sau :

• Hạn chế sự phân tâm. Hãy chuyển mọi thiết bị công nghệ (ví dụ: điện thoại) sang chế độ im lăng, đồng thời tránh xa những thứ gây xao nhãng để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào người khác. Cũng cần lưu ý đến cả giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của người đó nữa.
• Chú ý đến những gì đang được nói chứ không phải những gì bạn muốn nói. Đặt mục tiêu bạn có thể lặp lại câu nói cuối cùng của người. Điều này sẽ giúp tăng sự chú ý của bạn hơn.
• Giữ im lặng. Bạn không cần phải luôn đưa ra trả lời hoặc nhận xét. Việc nghỉ giữa chừng có thể giúp bạn có cơ hội tổng hợp suy nghĩ của mình tốt hơn.
• Khuyến khích người nói đưa ra ý tưởng và giải pháp trước khi bạn đưa ra giải pháp của mình. Quy luật trong đối thoại là 80-20: nghe 80% và chỉ nói 20%.
• Trình bày lại những điểm chính bạn đã nghe và hỏi xem những gì bạn tổng hợp lại có chính xác không. “Để tôi xem liệu tôi có nghe đúng ý bạn không…” là một cách dễ dàng để ngăn ngừa bất kỳ sự nhầm lẫn nào.

Kết luận

Kỹ năng lắng nghe thấu hiểu là một trong những phương diện quan trọng nhất của lãnh đạo. Đồng nghiệp và nhân viên sẽ tôn trọng bạn hơn – từ đó, bạn sẽ bắt đầu nhận thấy sự cải thiện trong mối quan hệ của mình với họ. Bằng việc phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực, bạn sẽ không chỉ được mọi người yêu mến, mà chính năng lực lãnh đạo của bạn cũng sẽ được vươn lên tầm cao mới.

Tham khảo

Active Listening Skills – Use these skills to coach others. https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/coaching-others-use-active-listening-skills/. Truy cập ngày 06/11/2020 .

ITD Vietnam Center for Management Development (VNCMD) là chi nhánh tại Việt Nam của ITD World – với hơn 35 năm kinh nghiệm đào tạo Coaching, Lãnh đạo và Quản trị Nhân sự cho các tập đoàn đa quốc gia tại hơn 80 nước trên thế giới.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 028 3825 8487, email itdvietnam@vncmd.com/ itdhcmc@itdworld.com, hoặc kết nối với chúng tôi trên mạng xã hội.