Nội dung chính
Chia sẻ ngay
Shares
Meeting minutes luôn đóng vai trò quan trọng trong việc nêu lên được những kết quả và chiến lược của mỗi công ty, doanh nghiệp. Vì vậy, đây là văn bản không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào.
Nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu được meeting minutes là gì và những lợi ích mà nó mang lại. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc và cung cấp 5 mẫu biên bản họp hiệu quả mà bạn có thể tham khảo.
Meeting minutes là gì ?
Meeting minutes là một văn bản quan trọng so với hoạt động giải trí của doanh nghiệp, tổ chức triển khai. Biên bản này ghi lại những nội dung chính được luận bàn và những quan điểm được phát biểu trong cuộc họp .Meeting minutes tóm tắt những gì diễn ra trong cuộc họp, giúp những người vắng mặt cũng hoàn toàn có thể chớp lấy được thông tin. Nhờ đó, biên bản cuộc họp giúp việc làm được xử lý, giải quyết và xử lý kịp thời và liên tục .
Đọc thêm: Template quản trị dự án: Project Tracking
Vì sao cần có meeting minutes cho mỗi buổi họp
Đối với những công ty, doanh nghiệp, meeting minutes có vẻ như là văn bản không thể nào thiếu. Biên bản họp được xem là quan trọng vì nó mang đến nhiều quyền lợi khác nhau .
Ghi chú lại những thông tin được đề cập trong buổi họp
Meeting minutes là một biên bản tường thuật những gì diễn ra trong cuộc họp. Văn bản ghi lại những nội dung đã đàm đạo, hướng xử lý, những khuynh hướng việc làm tiếp theo và những quan điểm phát biểu trong cuộc họp. Điều này giúp tàng trữ thông tin để so sánh sau này và là cơ sở cho những buổi họp tiếp theo .Hơn nữa, meeting minutes giúp những người hay đãng trí hạn chế những thiếu sót trong việc làm. Những người vắng mặt hoàn toàn có thể sử dụng văn bản này để chớp lấy những nội dung việc làm và kế hoạch tiếp theo của công ty. Bạn hoàn toàn có thể phối hợp sử dụng Notion để ghi chú và tàng trữ thông tin .
Điều phối việc làm hiệu suất cao
Meeting minutes cũng hoàn toàn có thể được sử dụng như checklist việc làm. Biên bản giúp ghi chép quá trình những việc làm, tình hình những dự án Bất Động Sản, những việc cần xử lý hay những quan điểm góp phần, thiết kế xây dựng của cá thể, tập thể trong cuộc họp .Từ đó những người đứng đầu hoàn toàn có thể dựa vào để quản lý việc làm hiệu suất cao, xuyên thấu và không bỏ lỡ yếu tố nào thay vì tự ghi nhớ trong đầu .
Đọc thêm: 6 phương pháp làm việc hiệu quả mới nhất 2021
Hạn chế tranh chấp về thông tin
Như đã đề cập, meeting minutes giúp ghi nhớ nội dung cuộc họp. Điều này vô cùng quan trọng vì biên bản đã tàng trữ thông tin một cách vừa đủ, đúng mực và là địa thế căn cứ dẫn chứng cho những vấn đề đã diễn ra trong buổi họp .Do đó, meeting minutes hạn chế tranh chấp hay xung đột về thông tin khi sau này tranh luận, bàn luận những yếu tố này. Nội dung trong biên bản là vô cũng quan trọng nên việc làm ghi chép cần sự cẩn trọng, tỉ mỉ và quan sát tổng lực .
Những yếu tố cần có trong biên bản họp
Một trong những tài liệu tìm hiểu thêm quan trọng giúp mọi nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể tiếp cận được những kế hoạch, kế hoạch của tổ chức triển khai là meeting minutes trong những buổi họp .Một biên bản tốt sẽ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí của công ty, doanh nghiệp. Dưới đây là những yếu tố cần có trong hầu hết những biên bản cuộc họp .
- Tên của nhóm, tổ chức tham dự và loại hình của cuộc họp;
- Ngày và giờ, địa điểm hoặc phòng họp;
- Danh sách thành phần tham dự và người ghi biên bản (số lượng, họ tên, chức danh,…);
- Nội dung trọng điểm của cuộc họp;
- Những quyết định đã được thực hiện và ai là người đảm nhiệm;
- Những ý kiến của các thành viên tham gia họp (nếu có);
- Số phiếu bầu trong các trường hợp bầu cử (nếu có).
5 điều nên làm khi ghi biên bản họp
Meeting minutes là một loại văn bản vô cùng quan trọng của những tổ chức triển khai. Những nội dung được bộc lộ cần ngắn gọn nhưng phải không thiếu và nhu yếu độ đúng mực cao. Do đó, có 1 số ít điều bạn cần quan tâm khi ghi biên bản họp như thông tin bên dưới .
Ghi chú ngay sau mỗi chủ đề
Trước khi vào cuộc họp, bạn nên mở màn viết biên bản dưới dạng dàn ý. Điền vào những mục trong biên bản thao tác càng nhiều cụ thể càng tốt nếu biết trước nội dung cuộc họp .Sau đó, bạn sẽ ghi chú ngay sau mỗi chủ đề để hoàn toàn có thể ghi chép không thiếu và đúng chuẩn những thông tin. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Notion để ghi chú thông tin trong buổi họp .
Hãy ghi ngắn gọn
Những phát biểu dài dòng nên được tóm tắt lại và chỉ ghi những trọng tâm. Không nên trình diễn những nội dung một cách dài dòng, lan man hoặc những nội dung không thiết yếu. Bạn cần ghi lại những gì đang diễn ra tại cuộc họp .Tuy nhiên, đây là một biên bản nên chỉ ghi những ý chính. Bạn không cần phải ghi chép nguyên văn tổng thể những gì những thành viên đã nói trong cuộc họp .
Đọc thêm: Huddle là gì? Họp team nhanh chóng hiệu quả với 4 tips sau
Điền vào biên bản cuộc họp vừa đủ những thông tin
Một trong những điều quan trọng nhất khi ghi biên bản cuộc họp là nội dung phải đầy đủ và rõ ràng. Việc này giúp những người không tham dự có thể hiểu, nắm bắt được những thông tin trong cuộc họp. Đồng thời văn bản này để lưu trữ và truy xuất thông tin khi cần nên cần được ghi chép một cách đầy đủ nhất.
Cần quan tâm rằng, bạn phải có sự tập trung chuyên sâu và linh động khi viết biên bản. Viết ngắn gọn nhưng phải phân phối rất đầy đủ thông tin để tìm hiểu thêm và cần so sánh sau này .Thông thường, biên bản cuộc họp sẽ được xem lại những ghi chú trước khi khởi đầu cuộc họp tiếp theo. Ví dụ, một cuộc họp hội đồng quản trị thường khởi đầu với việc trải qua biên bản cuộc họp trước đó .
Đọc thêm: Top 13 phần mềm quản lý công việc cá nhân
Cần ghi chú những thông tin một cách đúng mực tuyệt đối
Yếu tố đúng chuẩn là điều bắt buộc so với biên bản họp cho những cơ quan, tổ chức triển khai. Tránh việc đưa vào quan điểm cá thể, không thêm, bớt hoặc tự ý phản hồi khi viết biên bản cuộc họp .Nếu bạn muốn ghi chú riêng cho mình, bạn hoàn toàn có thể làm như vậy nhưng chú ý quan tâm không đưa vào biên bản chính thức. Biên bản cuộc họp phải là một bản ghi với thông tin đúng mực về những gì đã được luận bàn .
Đọc thêm: 5 thói quen giúp bạn làm việc hiệu quả
Sử dụng mẫu biên bản cuộc họp đúng định dạng
Nếu bạn đang viết biên bản cuộc họp chính thức, hãy tuân theo một định dạng nhất định. Tùy thuộc vào những tổ chức triển khai mà tất cả chúng ta sẽ có những mẫu khác nhau .Nhưng với những biên bản họp không chính thức, bạn hoàn toàn có thể linh động hơn. Dựa vào những điều doanh nghiệp của bạn cần và những gì đã thực thi trước đó, bạn hoàn toàn có thể cải tổ tiến trình một cách tốt nhất .
4 điều không nên làm khi ghi biên bản họp
Một biên bản cuộc họp được nhìn nhận là tốt nếu nội dung ngắn gọn, vừa đủ, đúng chuẩn và không bỏ sót thông tin nào. Để làm được như vậy, bạn cần tránh 4 điều dưới đây khi ghi biên bản cuộc họp .
- Đừng cố gắng ghi lại nguyên văn mọi lời nói, mọi ý kiến có trong cuộc họp. Meeting minutes không phải là một bản chép lời mà nó là một bản tóm tắt;
- Không được tự ghi thêm những quan điểm, ý kiến cá nhân vào biên bản chính thức;
- Đừng lặp lại thông tin đã có;
- Không viết tay vào biên bản cuộc họp chính thức.
5 mẫu biên bản họp không lấy phí cho bạn tìm hiểu thêm
Việc sử dụng những mẫu biên bản họp có sẵn sẽ giúp bạn hoàn toàn có thể tạo meeting minutes hiệu suất cao hơn rất nhiều. Điều này giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí được nhiều thời hạn và sức lực lao động do chỉ cần ghi chú nội dung vào đúng định dạng đã tạo trước. Dưới đây là 5 mẫu biên bản họp phổ cập nhất lúc bấy giờ .
Đọc thêm: 5 mẫu sơ đồ tư duy đẹp và phần mềm vẽ sơ đồ tư duy miễn phí
Classic
Một biên bản cuộc họp chính thức thường được viết dựa vào một số ít quy tắc nhất định. Tùy thuộc vào mục tiêu của tổ chức triển khai, tất cả chúng ta sẽ có nhiều mẫu khác nhau .Nếu bạn đang khó khăn vất vả trong việc tìm mẫu biên bản tương thích với việc làm của mình thì classic template là lựa chọn bạn hoàn toàn có thể xem xét .
| Classic template ———————————————————————————————— Thông tin cuộc họp chính thức Thông tin cuộc họp bao gồm tên tổ chức, địa điểm, thời gian và các thành phần tham dự. Báo cáo Công việc chưa hoàn thành Kiến nghị Công việc mới Thông báo |
kích hoạt plan
Trong một dự án Bất Động Sản, action plan đóng vai trò như một lộ trình để giúp tổ chức triển khai hoàn toàn có thể hành vi tốt và đạt được tiềm năng. Để hoàn toàn có thể viết được một action plan tốt thì không hề thuận tiện, đặc biệt quan trọng so với những người mới .Hiện nay, có rất nhiều mẫu mà bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm. Tuy nhiên, một template chuẩn của action plan cần vừa đủ 3 yếu tố : xác lập được từng bước hành vi, theo dõi những kế hoạch, kế hoạch đã đề ra và tiến hành chúng một cách thống nhất .
| Action plan template ————————————————————————————————- Xác định từng bước hành động Cần làm rõ các công việc cần làm, việc nào làm trước, việc nào làm sau. Bên cạnh đó, bạn cần sắp xếp công việc một cách logic và hợp lý. Điều này giúp các nhân viên có thể thực hiện công việc trôi chảy và không bị trùng lặp. Theo dõi kế hoạch và các chiến lược đã đề ra Triển khai các hành động một cách thống nhất |
Team meeting
Team meeting là việc tập hợp những thành viên trong nhóm để đàm đạo về một yếu tố nào đó. Đây là nơi những thành viên hoàn toàn có thể san sẻ những kinh nghiệm tay nghề trong việc làm cho nhau .Một cuộc họp thành công xuất sắc yên cầu bạn cần có sự sẵn sàng chuẩn bị tốt về mọi thứ. Trong đó, mẫu biên bản cuộc họp là một trong những yếu tố quyết định hành động đến sự thành công xuất sắc đó .
| Team meeting template ————————————————————————————————- Mục tiêu Mục đích của cuộc họp nhóm này là gì? Bao gồm mục tiêu và chủ đề thảo luận. Lịch trình Những điểm thảo luận Những bài học kinh nghiệm chính Các lưu ý quan trọng khác Chia sẻ lại thông tin Hành động Theo dõi quy trình |
Staff meeting
Thông thường, staff meeting sẽ diễn ra một lần mỗi tháng. Cuộc họp có sự tham gia giữa những thành viên trong công ty để luận bàn về những yếu tố tương quan. Để hoàn toàn có thể tổ chức triển khai thành công xuất sắc buổi staff meeting, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm template dưới đây .
| Staff meeting template ———————————————————————————————-– Tầm nhìn chiến lược của công ty Bắt đầu cuộc họp với việc nhắc lại tầm nhìn của công ty: chúng ta đang ở đâu, điều mà chúng ta tin tưởng là gì và những chiến lược mà công ty đang thực hiện. Các chỉ số chính Cập nhật thông tin của khách hàng hay nhân viên Các chủ đề quan trọng và những thay đổi ở quy mô lớn AMA – Ask me anything (Hỏi và trả lời) Phần thưởng |
Informal
Informal meeting là cuộc họp ít khi được lên kế hoạch trước đó. Mục đích là để luận bàn những yếu tố không thích hợp trong những buổi họp chính thức .
Do đó, biên bản cuộc họp cũng không quy định khắt khe, bạn có thể tự do thiết kế sao cho nội dung đầy đủ thông tin. Dưới đây là một template cho informal meeting.
| Informal meeting template ———————————————————————————————— Loại cuộc họp Tùy thuộc vào mục đích của cuộc họp, bạn sẽ có thể điều chỉnh những thông tin cần thiết. Tuy nhiên, phần này cần bao gồm những thông tin được cập nhật, thảo luận và những quyết định từ buổi họp. Mục tiêu Lịch trình Hành động tiếp theo |
Trên đây bài viết đã thông tin đến bạn meeting minutes là gì và 5 mẫu biên bản họp đúng cách, rất đầy đủ nội dung thiết yếu. Hy vọng qua đây bạn hoàn toàn có thể viết ra những meeting minutes đúng chuẩn và đạt hiệu suất cao cao nhất .
Chia sẻ ngay
Shares
Source: http://139.180.218.5
Category: Thuật ngữ đời thường