Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp

Xây dựng được quy trình tiến độ mua hàng và nhìn nhận nhà cung ứng tương thích sẽ giúp công ty của bạn triển khai việc mua hàng, lựa chọn nhà cung ứng đúng mực, tiết kiệm chi phí ngân sách nhất. Bạn hãy cùng CRIF D&B Nước Ta tìm hiểu và khám phá quy trình tiến độ mua hàng và nhìn nhận nhà phân phối cho doanh nghiệp qua bài viết sau .

1. Tại sao doanh nghiệp cần quy trình tiến độ mua hàng rõ ràng ?

Sự minh bạch trong quá trình mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hạn chế những rủi ro đáng tiếc, tiêu tốn lãng phí nguồn lực, thời hạn, ngân sách và đạt được nhiều quyền lợi khác .

1.1. Quy trình mua hàng là gì?

Quy trình mua hàng là quy trình thiết lập mua sắm hàng hóa nhằm tối ưu về mặt giá trị hàng hóa, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả mua hàng tối đa.

Quy trình mua hàng thông suốt sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí nhiều thời hạn, ngân sách và nỗ lực

1.2. Lợi ích khi có quy trình mua hàng rõ ràng?

Khi có quá trình mua hàng rõ ràng, hiệu suất cao, công ty của bạn sẽ đạt được những quyền lợi như :

• Tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bất chính hoặc cấu kết giữa nhân viên với các nhà cung cấp
• Tạo lập được quy trình mua hàng hóa hiệu quả áp dụng cho cả việc mua các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh hoặc mua các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, văn phòng…
• Quản lý quan hệ với các nhà cung cấp hiệu quả
• Quản lý hệ thống nhà cung cấp và lựa chọn được nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hóa chất lượng cao nhưng chi phí hợp lý nhất
• Tối ưu, hợp lý hóa quy trình mua sắm và các thủ tục liên quan
• Cung cấp được một lộ trình đánh giá về nhà cung cấp và hoạt động mua sắm của công ty
• Thiết lập được một mô hình quản lý nhà cung cấp có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức, không phân biệt chi nhánh, phòng ban hay bộ phận riêng biệt
• Tạo lập được một chuẩn chung về hàng hóa, nguyên vật liệu mua vào để không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp

2. Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp

Quy trình mua hàng và nhìn nhận nhà phân phối của doanh nghiệp cần trải qua nhiều bước với nhiều bộ phận, người đảm nhiệm trao đổi, phê duyệt thông tin. Quy trình này ở mỗi doanh nghiệp sẽ có những điểm riêng được vận dụng tương thích với đặc trưng của doanh nghiệp. Về cơ bản, quy trình tiến độ mua hàng, nhìn nhận nhà cung ứng hoàn toàn có thể gồm những bước như sau :

2.1. Bước 1: Xác định nhu cầu mua

Ở quá trình này của quy trình tiến độ mua hàng, công ty của bạn sẽ xác lập những sản phẩm & hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua để xử lý một yếu tố đơn cử nào đó cho công ty. Ví dụ như công ty muốn trang trí văn phòng với khoảng trống xanh thoáng đãng. Vậy sản phẩm & hàng hóa cần mua lúc này là mạng lưới hệ thống những cây xanh, hoa, tiểu cảnh tương thích với khoảng trống văn phòng .
Hàng hóa, dịch vụ bạn quyết định hành động mua cần xử lý một yếu tố đơn cử nào đó cho công ty của bạn

2.2. Bước 2: Xác định yêu cầu đối với đơn đặt hàng

Mỗi loại sản phẩm, dịch vụ sẽ có nhu yếu, chuẩn khác nhau. Công ty bạn sẽ cần xác lập những nhu yếu so với đơn đặt hàng đơn cử đánh tránh mua nhầm sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ không thiết yếu. Ví dụ như cây xanh thì cần làm rõ là mua bao nhiêu cây, chủng loại gì, độ cao, kích cỡ bao nhiêu, những nhu yếu khác về sắc tố hoa, lá như thế nào … Bạn cũng cần làm rõ về số lượng giới hạn ngân sách chi cho sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ. Điều này sẽ giúp nhân viên cấp dưới mua hàng nhìn nhận và lựa chọn được nhà cung ứng cung ứng nhu yếu đơn hàng .

2.3. Bước 3: Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng

Thông thường những công ty sẽ thiết kế xây dựng những mối quan hệ lâu bền hơn với những nhà sản xuất mẫu sản phẩm, dịch vụ. Trường hợp bạn chưa tìm được nhà phân phối vừa lòng thì bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm nhà cung ứng qua tìm kiếm trực tuyến ; tham gia những triển lãm thương mại hoặc liên hệ trao đổi qua điện thoại thông minh .

Sau khi tìm thấy một số nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn ra đối tượng phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng cho doanh nghiệp có thể kể đến như mức độ uy tín, thời gian hoạt động trên thị trường, khả năng đáp ứng các yêu cầu về hàng hóa, dịch vụ.

Sử dụng những tiêu chuẩn nhìn nhận để lựa chọn nhà phân phối tương thích nhất với doanh nghiệp

2.4. Bước 4: Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Để đánh giá, lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất thông thường bạn sẽ cần lấy báo giá đề xuất của ít nhất 3 nhà cung cấp. Từ các báo giá đề xuất cung ứng này, bạn sẽ cân nhắc so sánh xem đâu là lựa chọn tốt nhất về giá cả và chất lượng hàng hóa, dịch vụ. Bạn cũng nên xem xét đến yếu tố thương hiệu nhà cung cấp, chính sách bảo hành, dịch vụ sau bán hàng… để lựa chọn chuẩn xác nhất.

2.5. Bước 5: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Ở bước 5 của quá trình mua hàng, bạn sẽ liên tục đàm phán với nhà cung ứng được nhìn nhận và lựa chọn ở bước 4. Việc đàm phán này nhằm mục đích trao đổi sâu hơn, rõ ràng hơn về những nhu yếu, cam kết so với sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ, bảo vệ 2 bên hoàn toàn có thể triển khai việc đáp ứng thuận tiện .
Sau khi đàm phán kết thúc, công ty của bạn và nhà đáp ứng sẽ cùng ký kết hợp đồng để có một ràng buộc về mặt pháp lý giữa hai bên. Hợp đồng cũng là văn bản bộc lộ rõ ràng, không thiếu những cam kết, nhu yếu so với sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ đáp ứng cũng như nghĩa vụ và trách nhiệm của 2 bên .

Hợp đồng giao kết giữa bạn và nhà cung ứng sẽ giúp ngày càng tăng cam kết thực thi thỏa thuận hợp tác

2.6. Bước 6: Tiến hành giao nhận hàng và thanh toán

Trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, nhà cung ứng sẽ triển khai giao, lắp đặt sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ trong khung thời hạn đã thỏa thuận hợp tác. Công ty của bạn sẽ thực thi kiểm tra, nhận, nghiệm thu sát hoạch sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ và giao dịch thanh toán cho nhà phân phối .

2.7. Bước 7: Đánh giá hoạt động của nhà cung cấp

Với các giao dịch hàng hóa, dịch vụ lớn ví dụ như triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho toàn công ty có giá trị hơn 1 tỷ đồng chẳng hạn thì bạn sẽ cần một cuộc đánh giá hoạt động của nhà cung cấp chính thức với sự tham gia của những người đã ra quyết định mua sản phẩm, dịch vụ. Việc đánh giá sẽ giúp công ty của bạn nhìn nhận được các yếu tố như nhà cung cấp đã thực hiện đúng cam kết về hàng hóa, dịch vụ hay chưa; chất lượng hàng hóa, dịch vụ như thế nào… Việc đánh giá kịp thời có thể giúp công ty bạn yêu cầu bảo hành hàng hóa, dịch vụ trong thời gian bảo hành.

Đối với những thanh toán giao dịch sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ nhỏ ví dụ như mua một chậu cây xanh ví dụ điển hình thì việc nhìn nhận nhà cung ứng thường không chính thức. Nếu bạn cảm thấy chất lượng sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ không như cam kết ; thời hạn giao hàng quá lâu, bạn hoàn toàn có thể nhu yếu đổi trả hoặc không sử dụng mẫu sản phẩm, dịch vụ của nhà sản xuất đó về sau nữa .

3. Đánh giá và quản lý nhà cung cấp với giải pháp của CRIF D&B Việt Nam

Việc đánh giá và quản lý tốt nhà cung cấp sẽ giúp công ty bạn nhận được nhiều lợi ích như chúng ta đã phân tích ở phần 1 bài viết này. Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ đánh giá và quản lý nhà cung cấp, bạn có thể tham khảo CRIF D&B Việt Nam. Hiện nay, CRIF D&B Việt Nam đang cung cấp giải pháp quản lý cung ứng giúp doanh nghiệp đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp cũng như theo dõi định kỳ sự ổn định và đảm bảo các tiêu chí đánh giá của nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã đưa ra.

Sử dụng giải pháp quản trị đáp ứng để có cái nhìn tổng quát về chất lượng nhà cung ứng

Giải pháp quản lý cung ứng của CRIF D&B Việt Nam sẽ giúp công ty của bạn thu thập các thông tin quan trọng, chính xác, nhanh chóng để có cái nhìn tổng quan về các nhà cung cấp bạn đang có ý định hợp tác. Khi có thông tin về nhà cung cấp, bạn sẽ giảm thiểu bớt nguy cơ lựa chọn sai nhà cung cấp không phù hợp với yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ mình đề ra. 

Để nhận được những tư vấn nhanh chóng, chính xác, kịp thời về quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với CRIF D&B Việt Nam. Đội ngũ CRIF D&B Việt Nam rất vinh dự được đồng hành và cung cấp cho bạn giải pháp để quản lý quy trình cung ứng hiệu quả.

CRIF D&B Nước Ta