Quy trình off-boarding: Thủ tục giấy tờ và bàn giao cần thiết khi nhân viên xin nghỉ việc

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM

Thiết kế Website trọn gói 2,900,000đ

Bạn đang đọc: Quy trình off-boarding: Thủ tục giấy tờ và bàn giao cần thiết khi nhân viên xin nghỉ việc

Quảng cáo Google

Chăm sóc Website

Chăm sóc Fanapge

Thiết kế Mobile App

Có thể bạn rất tự tin với quá trình onboarding nhập môn khi công ty tuyển người mới, nhưng bạn đã biết cách giải quyết và xử lý tuyệt đối khi nhân viên cấp dưới xin nghỉ việc hay chưa ?
Base Resources – Bạn hoàn toàn có thể đã nghe qua rất nhiều hướng dẫn về quy trình tiến độ onboarding nhân viên cấp dưới mới, về cách tạo ra sự hoà hợp nhanh gọn nhất giữa nhân viên cấp dưới với văn hoá doanh nghiệp. Nhưng bạn đã thực sự chăm sóc tới một “ cánh cửa ” khác của doanh nghiệp – nơi mà nhân viên cấp dưới cũ nghỉ việc và để lại chỗ trống chờ đón người khác vào đảm nhiệm ? Bạn đã biết toàn bộ những thứ phải làm khi một nhân viên cấp dưới xin nghỉ việc hay chưa ?
Khi một ai đó rời khỏi công ty, chắc rằng bạn sẽ không muốn phát điên lên với việc lục tung máy tính để tìm file phong cách thiết kế gốc, hay dò tìm mật khẩu đăng nhập vào chiếc máy tính mà người đó từng sử dụng trước kia .

Đó là sự thật. Có rất nhiều thứ cần làm khi chia tay một nhân viên cũ chứ không phải chỉ là lời tạm biệt. Dù là các thủ tục pháp lý hay những quy định được đặt ra bởi công ty, thì quy trình off-boarding cho nhân viên trong công ty cũng cần được thiết kế đầy đủ, tránh những rắc rối phát sinh và dễ dàng hơn để chuyển giao cho người mới.

Một tiến trình off-boarding chuẩn xác giúp cả doanh nghiệp và nhân viên cấp dưới nghỉ việc biết được cần phải làm gì tiếp theo

Vì sao quá trình off-boarding lại quan trọng với doanh nghiệp ?

Khi một nhân viên cấp dưới rời khỏi công ty, bất kể trong thực trạng nào, bạn phải luôn luôn thực thi một quá trình off-boarding thích hợp. Điều này sẽ bảo vệ quyền và quyền lợi hợp pháp của cả hai bên, đồng thời giúp luồng việc làm không bị gián đoạn quá nhiều khi chuyển giao lại cho người khác .
Rõ ràng chi tiết cụ thể và độ dài của tiến trình này sẽ khác nhau so với những vị trí việc làm và thâm niên thao tác khác nhau, nhưng chung quy lại công ty vẫn cần một quá trình cơ bản, và chuẩn xác. Bạn cần phải có cả cuộc trò chuyện trực tiếp và tài liệu bằng văn bản trong quy trình tiến độ này .
Đối với người lao động muốn nghỉ việc ( đơn phương chấm hết hợp đồng lao động ), khoản 2 Điều 37 Bộ luật Lao động 2012 lao lý như sau :

• Nếu lỗi phát sinh từ phía công ty (không đảm bảo được thiết bị, điều kiện thoả thuận trong hợp đồng,…), nhân viên phải báo trước ít nhất 3 ngày
• Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn thì nhân viên phải báo trước ít nhất 30 ngày.
• Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn thì nhân viên phải báo trước ít nhất 45 ngày.

Tuy nhiên, trên trong thực tiễn những doanh nghiệp thường lỏng tay hơn trong việc bắt buộc thời hạn báo nghỉ việc của nhân viên cấp dưới, ví dụ từ 10-15 ngày cũng hoàn toàn có thể đồng ý .
Bởi lẽ những gì bạn cần thực thi trong quy trình off-boarding nhân viên cấp dưới sẽ không cần quá nhiều thời hạn một khi bạn đã có checklist hướng dẫn vừa đủ .

Các thủ tục sách vở và chuyển giao thiết yếu khi nhân viên cấp dưới xin nghỉ việc

# Bước tiên phong : Xử lý thông tin xin nghỉ việc

Ngay khi biết nhân viên của mình có dự định rời đi, bạn nên cân nhắc thông báo tin họ chuẩn bị nghỉ việc với một số đối tượng cần thiết. Lưu ý rằng không phải tất cả đội ngũ nhân sự của công ty đều cần biết việc này, tránh việc nhiễu loạn thông tin hoặc nảy sinh các thông tin sai lệch.

• Nói với những người còn lại về việc nhân viên đó đã nghỉ việc. Điều này có thể sẽ khiến họ có một chút bất ngờ, nhưng sau tất cả thì nó dẹp bỏ được tất cả các loại tin đồn tiêu cực xoay quanh doanh nghiệp (sắp phá sản, có mâu thuẫn nội bộ, phân biệt đối xử,…) – những thứ mang lại hậu hoạ sau này.
• Để các nhóm hỗ trợ biết về nhân viên nghỉ việc. Trong trường hợp nhân viên có ý định nghỉ việc chỉ trao đổi với quản lý trực tiếp, hãy để thông tin đến được các bộ phận hỗ trợ có liên quan khác. Bộ phận nhân sự sẽ cần chuẩn bị giấy tờ, bật chế độ mở cho các tin tuyển dụng hấp dẫn trên website; cũng như bộ phận IT cần thực hiện các thay đổi truy cập hệ thống như vô hiệu hoá tài khoản đăng nhập vào hệ thống chung của doanh nghiệp.
• Nếu nhân viên đó làm việc trực tiếp với khách hàng, hãy quyết định thời điểm và cách thức phù hợp để báo với khách và thiết kế quy trình chuyển giao cho nhân sự mới sao cho trải nghiệm của khách hàng không bị gián đoạn.
• Nếu người nghỉ việc là nhân sự có vị trí quan trọng trong công ty, sẽ là khôn ngoan khi bạn công bố tin tức ra bên ngoài. Chắc hẳn các cổ đông sẽ không muốn bị cảm thấy thiếu an toàn khi đột ngột phát hiện ra tin tức mà bạn gần như đã giấu nhẹm.

# Bước thứ 2 : Chuẩn bị những sách vở, tài liệu tương quan

Hãy lập ra một checklist chi tiết cụ thể để sử dụng trong tiến trình off-boarding nhân viên cấp dưới
Danh sách những tài liệu thiết yếu cho việc kết thúc hợp đồng lao động với một nhân viên cấp dưới gồm có :

1. Mẫu thư xin nghỉ việc / từ chức hoặc một hình thức văn bản khác biểu lộ việc nhân viên cấp dưới quyết định hành động muốn dữ thế chủ động nghỉ việc .

2. Cam kết bảo mật thông tin thông tin

Một bản cam kết tựa như đã được ký kết lúc nhân viên cấp dưới mới nhận việc, nhưng mới chỉ nhấn mạnh vấn đề vào nghĩa vụ và trách nhiệm và nghĩa vụ và trách nhiệm của cá thể trong quy trình thao tác tại công ty. Bây giờ, khi nhân viên cấp dưới đã không còn là một phần trong đội ngũ nhân sự nữa, bản cam kết mới với một số ít lao lý biến hóa là thiết yếu .

3. Biên bản chuyển giao việc làm

Biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ không thể thiếu khi một nhân viên của bạn rời đi. Người nhận bàn giao sẽ là quản lý trực tiếp của nhân viên đó.

Một số thông tin cần có trong biên bản:

• Checklist các đầu việc đã hoàn thành
• Checklist các đầu việc đang làm dở dang
• Checklist các đầu việc chưa làm
• Nơi lưu trữ các tài liệu và dữ liệu đã tích luỹ được trong quá trình làm việc
• Tên tài khoản + mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu chung của công ty như tài khoản G-suite, tài khoản Dropbox, tài khoản đăng nhập vào phần mềm trả phí (do công ty chịu phí),…

Checklist việc làm cùng với thực trạng của nó càng đặc biệt quan trọng thiết yếu nếu nhân viên cấp dưới của bạn đang thao tác theo những dự án Bất Động Sản. Những đồng nghiệp khác sẽ cần làm tiếp những gì ? Người mới tuyển vào sửa chữa thay thế phải mở màn từ đâu ? Làm thế nào để kiểm tra lại tác dụng một việc làm cũ ? Những câu hỏi này sẽ được làm rõ khi nhìn vào biên bản chuyển giao việc làm .
Lưu ý rằng nhân viên cấp dưới của bạn không phải là một con robot để hoàn toàn có thể tổng kết lại được hàng loạt việc làm cũng như chi tiết cụ thể phương pháp làm từng việc. Bạn không hề yên cầu họ phải liệt kê đủ 100 đầu việc nếu như họ chứng minh và khẳng định bản thân chỉ số lượng giới hạn tới số lượng 60 .

Vậy giải pháp tối ưu nhất trong trường hợp này là gì?

Là bạn cần lên kế hoạch cụ thể và giao việc cho nhân viên cấp dưới trên một mạng lưới hệ thống chuyên nghiệp, đồng thời cho phép nhân viên cấp dưới update những hiệu quả thao tác trên đó. Quá trình này cần diễn ra từ trước và xuyên suốt thời hạn thao tác của nhân viên cấp dưới, chứ không phải chỉ đến khi nghỉ việc mới vô vọng lục lại trí nhớ .
Gợi ý : Phần mềm quản trị việc làm và dự án Bất Động Sản Base Wework được phong cách thiết kế để hệ thống hoá và theo dõi trực quan toàn bộ việc làm và tiến trình thực thi của nhân viên cấp dưới. Một số tài liệu mà ứng dụng ghi lại real-time rất có ích cho bất kể việc chuyển giao hay nhìn nhận nào :

• Mỗi nhân viên đang tham gia bao nhiêu dự án / phòng ban, vai trò như thế nào
• Checklist công việc của nhân viên đó trong từng dự án / phòng ban
• Mô tả công việc (deadline, dữ liệu có sẵn, tài liệu liên quan,…)
• Trạng thái từng đầu việc (đã hoàn thành / đang hoàn thành / quá hạn)
• Kết quả thực hiện từng đầu việc (dạng text hoặc file)
• Các bình luận, trao đổi xoay quanh mỗi đầu việc

Hơn nữa, ứng dụng Base Drive được Tặng Kèm kèm chính là kho tàng trữ tài liệu nội bộ rất bảo mật thông tin và khoa học .

Quản lý những trách nhiệm, việc làm của từng nhân sự thuận tiện hơn với ứng dụng Base Wework

4. Biên bản chuyển giao trang thiết bị

Khi nhân viên cấp dưới vào nhận việc, công ty sẽ cấp cho họ một số ít trang thiết bị thiết yếu để ship hàng việc làm như máy tính, máy in, điện thoại thông minh, tủ đồ mini, chìa khoá, … với một biên bản chuyển giao gồm những điều luật và pháp luật .
Khi nhân viên cấp dưới đó nghỉ việc, lẽ dĩ nhiên là cần một biên bản chuyển giao lại những thứ đó cho công ty. Lưu ý rằng bạn có quyền nhu yếu bồi thường hay đền bù bất kỳ tài sản nào thuộc chiếm hữu của công ty mà nhân viên cấp dưới đánh mất, làm hư hại, … ( điều này đã thoả thuận rõ trong biên bản chuyển giao lúc nhận việc ) .

5. Các tài liệu tương quan tới thuế và bảo hiểm

Các tài liệu trình độ kế toán như thế này cần có thời hạn để chuẩn bị sẵn sàng. Lý tưởng nhất, nhân viên cấp dưới nên nhận những thứ này vào ngày thao tác sau cuối. Nhưng trên thực tiễn nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể nghỉ việc và quay lại công ty khoảng chừng 2-3 ngày sau đó để hoàn tất những thủ tục sách vở này .

# Bước thứ 3 : Lập kế hoạch và khởi đầu quy trình chuyển giao việc làm

Khi có một nhân viên cấp dưới nghỉ việc, sẽ có người khác tiếp đón trách nhiệm thay thế sửa chữa, hay nói cách khác là nhận những việc làm được chuyển giao lại ở trên .
Nếu đó là một thành viên cũ trong cùng đội nhóm, mọi thứ có vẻ như thuận tiện hơn vì không ít đã có sự quen thuộc. Còn nếu công ty bạn quyết định hành động tuyển một người mới, kế hoạch và quá trình sẽ cần kỹ lưỡng hơn .

• Số lượng người mới là 1 hay 2?
• Cần tuyển thêm người giàu kinh nghiệm hay junior để vừa làm việc vừa đào tạo tại chỗ (on-the-job training)?
• Nhân viên thay thế phải bắt đầu làm việc từ đâu? Mọi thứ liệu có giống hệt như trong bản mô tả công việc?
• Trong checklist các đầu việc đang làm dở, đâu là việc khẩn cấp cần chuyển giao ngay, đâu là việc có thể hoãn lại, và đâu là việc nhân viên cũ phải hoàn thành trước khi nghỉ việc?

Nếu đó là một vị trí quan trọng, bạn thậm chí còn hoàn toàn có thể đưa nhân viên cấp dưới mới vào sớm hơn ( khi nhân viên cấp dưới cũ chưa thực sự rời đi ) để theo dõi việc làm và nhận được sự hướng dẫn của người đã giàu kinh nghiệm tay nghề .

# Bước 4 : Thực hiện một cuộc phỏng vấn thôi việc ( exit interview )

Bạn muốn nhận về phản hồi trung thực và chân thành nhất từ một nhân viên cấp dưới đang có dự tính rời đi, hãy tổ chức triển khai một cuộc phỏng vấn thôi việc. Đừng lo lắng lảng tránh những lời phê bình, bởi đó chính là bài học kinh nghiệm quý giá để cải tổ EVP doanh nghiệp và giữ chân nhân viên cấp dưới của bạn trong tương lai .

Trước khi nhân viên cấp dưới của bạn thực sự rời đi, hãy tổ chức triển khai một cuộc phỏng vấn thôi việc
Người góp mặt trong buổi phỏng vấn thường là quản trị trực tiếp, cũng là người gắn bó và đồng cảm việc làm của nhân viên cấp dưới đó nhất. Một số nội dung gợi ý như sau :

• Hỏi han về tình hình công việc, cảm nghĩ của nhân viên trong hiện tại
• Bày tỏ nguyện vọng muốn biết lý do thực sự tại sao nhân viên rời đi
• Góp ý của nhân viên dành cho công ty, đội nhóm, cá nhân,..
• Nguyện vọng của nhân viên sau khi nghỉ việc

Sau khi đã có được những thông tin hữu dụng, hãy truyền đạt chúng tới đội ngũ quản trị và những bên có tương quan. Nếu có điều gì đó cần biến hóa, hãy đổi khác. Nếu một yếu tố mới phát sinh nhưng chưa có vật chứng xác nhận ( ví dụ như một tin đồn thổi về sự xấu đi trong công ty ), đừng quên đưa nó vào list theo dõi .

# Bước 5 : Hủy bỏ quyền truy vấn, tịch thu những thông tin tài khoản nội bộ công ty

Trong biên bản chuyển giao việc làm ở bước 3, nhân viên cấp dưới nghỉ việc của bạn đã liệt kê tổng thể tên thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập vào những thông tin tài khoản thuộc chiếm hữu của công ty. Sau khi đã hoàn tất những thủ tục thiết yếu để chấm hết sự ràng buộc của hai bên, đã đến lúc bạn giải quyết và xử lý nốt những thông tin tài khoản nội bộ của nhân viên cấp dưới đó .
Có nhiều giải pháp khác nhau cho từng loại thông tin tài khoản, ví dụ như :

• Thay đổi mật khẩu và mã đăng nhập các tài khoản được dùng lại cho người khác: tài khoản Dropbox, email có danh xưng là bộ phận Customer Success,…
• Xoá người dùng khỏi các group chat Facebook, Zalo,…
• Điều hướng thông tin email và cuộc gọi liên hệ tới nhân viên đó sang contact mới
• Huỷ kích hoạt các tài khoản dùng trong hệ thống nội bộ: tài khoản G-suite, tài khoản trên hệ thống phần mềm cộng tác, hệ thống lưu trữ tài liệu,…

Một mẹo hay cho bạn để thuận tiện quản trị những thông tin tài khoản cá thể này là tích hợp toàn bộ những ứng dụng, ứng dụng thiết yếu trên một nền tảng Base Platform và đăng nhập sử dụng chỉ với một thông tin tài khoản duy nhất. Nền tảng này hiện đã có sẵn 20 + ứng dụng chuyên biệt cho từng nhiệm vụ quản trị trong doanh nghiệp và thuận tiện tích hợp với những ứng dụng ngoài. Base Platform phân quyền người dùng rất ngặt nghèo, và bạn – với tư cách Owner hoặc Admin mạng lưới hệ thống, chính là người có quyền tạo mới hoặc huỷ kích hoạt bất kỳ tài khoản nhân viên cấp dưới nào .

Mỗi nhân viên cấp dưới chỉ cần 1 thông tin tài khoản duy nhất để truy vấn vào tổng thể những ứng dụng thuộc nền tảng Base Platform

# Bước 6 : Lưu trữ thông tin nhân viên cấp dưới và những kênh mở để liên lạc thêm

Đồng minh luôn tốt hơn quân địch, chưa kể rằng một nhân viên cấp dưới cũ có thâm niên sẽ chiếm hữu nhiều kinh nghiệm tay nghề mà bạn hoàn toàn có thể hỏi tới sau này hoặc là nguồn trình làng nhân viên cấp dưới uy tín nhất. Vì vậy, hãy khuyến khích nhân viên cấp dưới cũ của bạn giữ liên lạc, tối thiểu là với bộ phận nhân sự và những thành viên thân thương cùng đội nhóm .
Bên cạnh đó, bảo vệ rằng hồ sơ nghỉ việc cho nhân viên cấp dưới đó đã hoàn thành xong và được tàng trữ tại công ty bạn theo đúng lao lý .

Kết luận

100 % những tổ chức triển khai đều phải trải qua quy trình off-boarding này. Nhưng hiệu suất cao và quyền lợi của nó lại được phân hoá bởi chính cách doanh nghiệp hình thành tiến trình và vận dụng trong thực tiễn .
Lưu ý rằng 5 bước được hướng dẫn trong bài viết này chỉ là mẫu quy trình tiến độ chung nhất, mà mỗi doanh nghiệp đều hoàn toàn có thể cá nhân hoá cho riêng mình. Chúc bạn thành công xuất sắc !

Bên cạnh các bài blog chất lượng, Cộng đồng HR 4.0 | Base People còn đem tới các bạn những số tạp chí online được biên soạn kĩ lưỡng với hàm lượng kiến thức sâu rộng, phục vụ thiết thực cho công việc hàng ngày của những người làm tuyển dụng-nhân sự và quản lý doanh nghiệp.

 

Nguồn : resources.base.vn

CÔNG TY TNHH HBMEDIA – HBMEDIA CO.,LTD
Trụ sở: 242/8D Bà Hom -Phường 13, Quận 6 – Hồ Chí Minh
Điện thoại : (028) 6253 8332
Tư vấn dịch vụ : 0933 576 079
Chăm sóc khách hàng : 0933 534 039
Từ 8h00 – 18h00 các ngày từ thứ 2 đến thứ 7