Âm nhạc là một trong những phương thức giúp thu hút nhiều sự chú ý nhất vào thời điểm hiện tại. Để đáp ứng nhu cầu thiết yếu đấy, ngày nay có rất là nhiều các buổi tổ chức sự kiện âm nhạc được xảy ra. Tổ chức sự kiện âm nhạc thành công đòi hỏi rất nhiều yếu tố & phải gây được ấn tượng mạnh tới người tham dự, cần phải tạo dựng kế hoạch một cách chi tiết, tỉ mỉ.

Hãy cùng Workshop.vn điểm qua những tips tổ chức sự kiện âm nhạc thành công mà doanh nghiệp nên chú ý:

1. Hình thành sáng tạo độc đáo ý tưởng (concept) tổ chức sự kiện

Để tổ chức triển khai một chương trình thẩm mỹ và nghệ thuật, sự kiện âm nhạc tiên phong, nhà tổ chức triển khai phải khai thác và nắm rõ những yếu tố cơ bản nhất. Các yếu tố này được biểu lộ trong một bản tóm tắt, địa thế căn cứ vào đấy ta sẽ xác lập được đơn cử mình cần phải làm gì. Để triển khai bản tóm tắt, cần phải vấn đáp được những câu hỏi sau :

– Loại hình chương trình sẽ tổ chức (liveshow nhạc trẻ, liveshow nhạc Bolero, đại nhạc hội, chương trình cải lương, múa rối, chương trình nghệ thuật kỉ niệm, chào mừng các ngày lễ lớn,….)

Ý tưởng tổ chức triển khai sự kiện âm nhạc
– Mục tiêu khi tổ chức triển khai chương trình là gì ? ( Quảng cáo cho tên thương hiệu nào, chương trình có bán vé hay không, … )
– Khán giả tham gia là những ai ? ( Loại hình chương trình sẽ quyết định hành động đối tượng người dùng người theo dõi tham gia, Ví dụ, liveshow nhạc trẻ hay đại nhạc hội thường sẽ có đối tượng người dùng người theo dõi từ 18 tới 30 tuổi, trái lại, chương trình nhạc Bolero hay cải lương thường sẽ có những người theo dõi lớn tuổi hơn )
– Địa điểm tổ chức triển khai chương trình ? ( Cũng tùy theo mô hình chương trình và đối tượng người dùng người theo dõi tham gia để chọn khu vực tổ chức triển khai )
– Khi nào và ở đâu chương trình sẽ diễn ra ?
– Ngân sách chi tiêu tổ chức triển khai là bao nhiêu ?

Một khi trả lời được các câu hỏi ở bản tóm lược, team tổ chức sự kiện sẽ tiến hành tranh cãi, giúp sức ý tưởng phát minh chi tiết cho chương trình. Ý tưởng chi tiết cần phải theo sát bản tóm lược, cùng lúc đó phải là những ý tưởng độc đáo, mới lạ, không bị lặp lại, có tính thực tế. ý tưởng phát minh này sẽ được nhóm tổ chức sự kiện thể hiện trên proposal (bản đề xuất), là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ.

2. Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện âm nhạc

Giai đoạn này là quá trình rõ ràng hóa ý tưởng sáng tạo, vô cùng quan trọng để sẵn sàng chuẩn bị cho quá trình thực thi sau đó. do đó, khi tạo dựng kế hoạch hay lên ngữ cảnh cụ thể thì đều cần góp vốn đầu tư chất xám. Lên một ngữ cảnh chi tiết cụ thể cho sự kiện âm nhạc sẽ tạo điều kiện kèm theo cho công ty bám sát theo để thực thi, cũng giống như hạn chế được những rủi ro đáng tiếc không đáng có .

Trên hết, doanh nghiệp nên tạo nên bộ nhận diện thương hiệu, từ đấy sẽ tạo nên đề tài của buổi tổ chức sự kiện âm nhạc sao cho vừa phải phù hợp với đối tượng tham gia, vừa phải nêu lên được sự đặc trưng của doanh nghiệp.

Tiếp đấy những bạn nên đưa lên một ngữ cảnh khung của chương trình, rồi mới tới những ngữ cảnh cụ thể. Một ngữ cảnh càng cụ thể từ nhân sự, người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm từng mảng, timeline đơn cử, … sẽ giúp cho việc chạy sự kiện âm nhạc sẽ diễn ra trơn tru hơn. Lên ngữ cảnh về âm thanh, hình ảnh, những hiệu ứng sân khấu, … chạy ra làm sao và hoạt động giải trí thế nào cũng là một ý tưởng tốt .

3. Địa điểm tổ chức sự kiện âm nhạc

Sự kiện âm nhạc nhỏ hoặc những buổi hoà nhạc hay thính phòng sẽ hay được tổ chức triển khai ở trong nhà để mang lại sự thân mật, ấm cúng. Những liên hoan âm nhạc lớn nên được tổ chức triển khai ngoài trời, nơi có sự thoáng rộng, thoáng đãng để hoàn toàn có thể tạo nên một không khí náo nhiệt, làm cho người tham gia cảm nhận thấy ham thích và tràn trề nguồn năng lượng .

Tùy từng quy mô sự kiện tổ chức âm nhạc mà chọn lựa địa điểm sao để hợp với các đối tượng tham gia. Sự kiện lễ hội âm nhạc thường thấy tổ chức ở: nhà hát, sân vận động, quảng trường, công viên, phòng hội trường,…

Địa điểm tổ chức sự kiện âm nhạc thích hợp

4. Dàn dựng (Set up) và quản lý chương trình (Manage)

Quá trình dàn dựng, sẵn sàng chuẩn bị được thực thi tại nơi tổ chức triển khai sự kiện, tối thiểu là 1 hoặc 2 cách đây không lâu khi chương trình diễn ra. phải có một bảng lên list việc làm cần làm để tiện theo dõi quá trình và không bỏ sót bất kỳ khâu nào. Các trưởng nhóm sẽ dựa theo ngữ cảnh chi tiết cụ thể để điều phối nhân công theo việc làm đã được phân công. Khi có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ tập hợp lại để cùng xử lý tại chỗ .

Giai đoạn chương trình diễn ra là quá trình mấu chốt, thế nên nó là “ mùa thu hoạch ”, bộc lộ thành quả của cả tiến trình đã sẵn sàng chuẩn bị. Thế nên, team tổ chức triển khai sẽ tập trung chuyên sâu toàn lực để quản trị chương trình lúc này. Các thành viên trong team tổ chức triển khai, team kĩ thuật và trợ lý nghệ sĩ, MC, … nên có bộ đàm để liên lạc, xử lý mọi vấn đề phát sinh ngay lập tức, và cũng để phối hợp uyển chuyển hơn với nhau trong khi sự kiện diễn ra .

5. Kết thúc chương trình (Finish)

Khi kết thúc chương trình, phải có những bài Kết luận sự kiện, bài đăng trên những kênh tiếp thị quảng cáo ngay sau đấy để triển khai xong công tác làm việc truyền thông online cho chương trình, cũng giống như khắc sâu thêm ấn tượng về chương trình trong lòng người theo dõi .
Đồng thời, team tổ chức triển khai sự kiện cũng cần có một buổi họp để rút kinh nghiệm tay nghề. Mỗi bộ phận sẽ báo cáo giải trình ghi nhận lại những thiếu sót và điểm tốt trong quy trình chuẩn bị sẵn sàng, quy trình tiến độ xảy ra và quy trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm tay nghề cho những sự kiện sau .

Lời kết

Có thể thấy, việc tạo dựng kế hoạch tổ chức một sự kiện âm nhạc đòi hỏi rất nhiều chất xám, công sức. Nếu chẳng phải là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện thì thật khó để có thể triển khai tổ chức sự kiện thành công như muốn. Vì lẽ đó, bạn cần hơn thế nữa cân nhắc trong việc tìm đơn vị tổ chức sự kiện.

Xem thêm : Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch tổ chức triển khai sự kiện

Hảo Hảo – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: vietstarmedia.net.vn, skyenter.vn, blueman.vn)