Quy trình là gì ? Những điểm khác nhau giữa tiến trình và quá trình ? Rào cản trong quá trình thực thi tiến trình. Tầm quan trọng của quy trình tiến độ trong mạng lưới hệ thống quản trị. Sự khác nhau giữa quá trình và quá trình .
Để quản lý và vận hành một cách có hiệu suất cao, tổ chức triển khai phải xác lập và quản trị nhiều hoạt động giải trí có liên hệ mật thiết với nhau. Bất cứ hoạt động giải trí nào tiếp đón những nguồn vào và chuyển thành những đầu ra hoàn toàn có thể coi như một quá trình. Thông thường đầu ra của quá trình này sẽ là nguồn vào của quá trình tiếp theo. Vậy quá trình được vận dụng như thế nào ?
Nội dung chính
1. Quy trình là gì?
Thuật ngữ “quy trình” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các đơn vị phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “Quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Mỗi cá thể có kỹ năng và kiến thức, kỹ năng và kiến thức khác nhau dẫn đến cách thao tác khác nhau. Quy trình giúp cho người thực thi việc làm biết rằng trong một nhiệm vụ thì họ phải triển khai những bước việc làm nào, làm ra sao và phải cần đạt tác dụng như thế nào ? Sẽ không có thực trạng nhân viên cấp dưới nhận thông tư của Sếp mà không biết phải làm thế nào ? Hay thực trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp. Ví dụ : Phòng hành chính nhân sự có quá trình tuyển dụng, nhân viên cấp dưới hành chính nhân sự sẽ biết bản “ Danh sách ứng viên dự tuyển ” phải gồm có những thông tin gì để cho Trưởng phòng hành chính nhân sự + Trưởng phòng / bộ phận xem xét, sang lọc hồ sơ, chọn ra những người đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn. Đối với những quá trình việc làm cần sự phối hợp nhóm ( teamwork ) thì quy trình tiến độ giúp cho những thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải vướng mắc rằng việc này do ai làm ? Làm như thế nào ? Ví dụ : Quy trình mua hàng của phòng TCKT sẽ giúp Nhân viên hành chính nhân sự biết và thực thi đúng những thủ tục khi mua gia tài cho Công ty, phối hợp với Nhân viên Kế toán thanh toán giao dịch tốt hơn. Quy trình cũng giúp ích cho những cấp quản trị trấn áp tiến trình và chất lượng việc làm do nhân viên cấp dưới triển khai Ví dụ : Trưởng phòng hành chính nhân sự nhìn vào Phiếu nhìn nhận ứng viên, có ghi mức lương, phụ cấp, ngày khởi đầu đi làm, có chữ ký của những người tương quan sẽ biết Nhân viên hành chính nhân sự soạn Hợp đồng cho người lao động có đúng hay không ?
Quy trình trong tiếng Anh là Procedure.
Đặc điểm :
Xem thêm: Mẫu đơn xin hủy và không thừa nhận quá trình tham gia BHXH
– Các qui trình thường không biến hóa và được triển khai theo một thứ tự nhất định để hoàn toàn có thể tạo ra tác dụng ở đầu cuối được chuẩn hóa và đồng nhất. – Các đặc thù của một qui trình rõ ràng là thực tiễn, ngắn gọn, đơn cử, mang tính hướng dẫn và đúng chuẩn.
2. Sự khác nhau giữa quá trình và quy trình:
Quá trình và quá trình là hai phương pháp trọn vẹn độc lạ nhưng lại thường bị nhầm lẫn với nhau. Theo thuật ngữ ISO 9000 và ISO 9001 thì có những sự độc lạ về ý nghĩa như sau trong mạng lưới hệ thống quản trị như sau :
| Quá trình (Process) | Quy trình (Procedure |
|
|
Thuật ngữ trong ISO 9000 và ISO 9001 đề cập đến “ Quá trình – Process ” như thể một “ tập hợp những hoạt động giải trí có tương tác nhằm mục đích đổi khác nguồn vào thành đầu ra ”. Như vậy nói Quá trình – Process là nói đến hoạt động giải trí. Thuật ngữ “ Qui trình – Procedure ” như là “ một giải pháp đơn cử để triển khai một quá trình hay việc làm. Qui trình thường được biểu lộ bằng văn bản. Như vậy, thường thì những đơn vị chức năng tăng trưởng những “ qui trình ” nhằm mục đích thực thi và trấn áp những “ quá trình ” của mình. Một qui trình hoàn toàn có thể nhằm mục đích trấn áp nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình hoàn toàn có thể được trấn áp bằng nhiều qui trình.
3. Tầm quan trọng của quy trình trong hệ thống quản lý:
Trong một tổ chức triển khai, chuyện những cá thể có kiến thức và kỹ năng và kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách thao tác và hiệu suất cao khác nhau. Vì vậy nên mới cần có quy trình tiến độ để giúp cho người triển khai những việc làm biết rằng muốn hoàn thành xong việc làm đó phải thực như thế nào và tác dụng cần đạt là gì ? Tránh thực trạng nhân viên cấp dưới chậm thông tư của cấp trên hay triển khai những việc làm thừa gây tiêu tốn lãng phí thời hạn. Đối với những việc làm cần phối hợp nhóm thì ngoài giúp phân chia việc làm hài hòa và hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa những thành viên, bảo vệ việc làm được triển khai đúng quy trình tiến độ và trình tự như dự kiến .
Xem thêm: Nguyên phân là gì? Quá trình nguyên phân và ý nghĩa của nó?
Quy trình còn giúp cấp trên quản trị tốt nhân viên cấp dưới của mình hơn trải qua kiểm tra quy trình tiến độ thao tác của họ được bộc lộ trên quy trình tiến độ, từ đó đưa ra những giải pháp hay kế hoạch kịp thời. Để có một mạng lưới hệ thống quản trị chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quá trình, nhằm mục đích ship hàng cho việc đạt được tiềm năng đã đề ra. Việc thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống quản trị quá trình và quy trình tiến độ hài hòa và hợp lý là một việc làm lâu bền hơn yên cầu nhiều yếu tố như công nghệ tiên tiến, nhân lực và kinh nghiệm tay nghề thao tác … Thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp tối ưu để có một mạng lưới hệ thống quản trị chuyên nghiệp giúp ngày càng tăng doanh thu.
Đối với nhân viên
– Mỗi cá thể có kiến thức và kỹ năng, kĩ năng khác nhau dẫn đến cách thao tác khác nhau. Qui trình giúp cho người thực thi việc làm biết rằng trong một nhiệm vụ thì họ phải thực thi những bước việc làm nào, làm ra sao và phải cần đạt hiệu quả như thế nào ? – Sẽ không có thực trạng nhân viên cấp dưới nhận thông tư của nhà quản lí mà không biết phải làm thế nào, hay thực trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp.
Đối với cấp quản lí
– Qui trình cũng giúp ích cho những cấp quản lí trấn áp quá trình và chất lượng việc làm do nhân viên cấp dưới triển khai.
4. Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình:
Bản thân các cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình mất thời gian, còn phải nhiều việc kiếm tiền. Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng mất thời gian một chút nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.
Xem thêm: Quá trình chuyển từ đấu tranh tự phát sang tự giác của công nhân
Cho rằng tiến trình là mất thời hạn, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Tôi cho rằng trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi bàn luận, thống nhất thì những điểm đó phải được lên sách vở. Nhiều khi nói mồm với nhau ba ngày sau sẽ quên mất mình nói gì, hoặc nhớ nhưng không đủ ý. Người làm quá trình chưa nắm rõ trọn vẹn về mặt nhiệm vụ, bạn nên nhớ rằng thước đo của một tiến trình có hiệu suất cao hay không bộc lộ ở việc người tuân thủ nó hoàn toàn có thể triển khai một cách trôi chảy, quá trình giúp họ triển khai việc làm đạt chất lượng tốt hơn. Nội dung của mạng lưới hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ những hoạt động giải trí thực tiễn đang diễn ra. Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh những hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó giám sát và nhìn nhận hiệu suất cao việc làm, khó xử lý tranh chấp hay vi phạm. Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không hề trấn áp được tài liệu mới, lỗi thời. Không thực thi nâng cấp cải tiến, xem xét lại mạng lưới hệ thống tài liệu sau một thời hạn. Thực tế hoạt động giải trí không vận dụng như tài liệu đã pháp luật.
Quy trình mang tính chất kế thừa:
Bạn có nhận thấy trong thời đại công nghệ tiên tiến này mọi thứ ngày càng mọi thứ ngày càng nhanh hơn. Đơn giản như thủ tục hành chính đang từ 3 cửa, 5 cửa chỉ con 1 cửa. Tại sao lại làm được điều đó ? Khi nhìn vào một quá trình, thưởng thức nó người ta sẽ nhìn ra những bước không thiết yếu hoặc những cách làm để việc làm được nhanh hơn. Nếu không có quá trình người ta sẽ không nhìn ra những sai sót đó và khó hoàn toàn có thể sửa chữa thay thế. Nếu không có tiến trình, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo một cách hoàn toàn có thể không hiệu suất cao và thực chất trí não vốn rất lười, nó không chịu nhận ra sự sai lầm đáng tiếc trong việc làm thường ngày .
Xem thêm: Tổng quan quá trình cuộc khủng hoảng tài chính 2007-2008
Quy trình hóa
Vì sao một người hành khách đi đến một vùng đất lạ, họ nhận ra được rất nhiều cái mới mẻ và lạ mắt còn người dân sống ở đấy lâu năm lại không nhìn ra. Tương tự một người mới nhìn vào một quá trình được thiết kế xây dựng từ một nhân viên cấp dưới cũ sẽ nhận ra những yếu sót và cả giải pháp để nâng cấp cải tiến lên. Xây một lần nhưng từ đó công ty của bạn sẽ mãi đi lên. Ý nghĩa thứ ba của thiết kế xây dựng tiến trình đó là Giải phóng chỉ huy. Khi một người khác hoàn toàn có thể thay thể bạn làm một việc gì đó tốt bằng bạn thậm chí còn tốt hơn, đó là niềm vui sướng vì bạn hoàn toàn có thể làm một việc làm khác, cạnh tranh đối đầu với một thử thách mới, bạn sẽ không còn những giờ phút khổ sở xử lý sự vụ hàng ngày nữa, những lỗi li ti khiến bạn tốn thời hạn sẽ mãi mãi biến mất. Có tiến trình là bạn đã chuyển giao hàng loạt tinh hoa, kinh nghiệm tay nghề, những giải pháp giải quyết và xử lý cho người mới và khi đó họ sẽ tự động hóa thao tác và bạn sẽ tự do tự do để làm những việc làm khác quan trọng hơn. Cách thiết lập quá trình : – Xác định nhu yếu. – Xác định mục tiêu. – Xác định khoanh vùng phạm vi vận dụng. – Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tìm hiểu thêm – Xác định số bước việc làm. – Xác định những điểm trấn áp. – Xác định người triển khai. – Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.
– Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.
– Xác định những điểm cần kiểm tra thử nghiệm. – Mô tả, diễn giải những bước việc làm, biểu mẫu kèm theo.
Kết luận: Quy trình là cần thiết trong duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức hiện nay. Khi quy mô Công ty càng ngày càng rộng, số lượng nhân sự ngày càng lớn thì Quy trình thực sự phát huy vai trò của nó.
Source: http://139.180.218.5
Category: Thuật ngữ đời thường