Kanban là gì? Hệ thống bảng Kanban hiệu quả nhất

Trong mỗi doanh nghiệp để hoàn toàn có thể quản lý và vận hành và tăng trưởng tốt đều cần có một mạng lưới hệ thống hay quá trình quản trị việc làm khác nhau sao cho tương thích với đặc thù của doanh nghiệp mình. Hiện nay có một quy mô quản trị hay một giải pháp khá nổi tiếng và thành công xuất sắc được nhiều công ty vận dụng, đó chính là Kanban .

>> Tham gia khóa học Quản lý dự án Agile để tăng khả năng thành công dự án gấp 3 lần với chi phí ít hơn. 

Hệ thống Kanban ( Kanban System )

Khái niệm: 

Kanban là chiêu thức Agile và nguồn gốc Kanban được tăng trưởng vào cuối những năm 1940 bởi một kỹ sư người Nhật tên là Taiichi Ohno. Agile Kanban Framework tập trung chuyên sâu vào việc trực quan hóa hàng loạt dự án Bất Động Sản trên những bảng nhằm mục đích tăng tính minh bạch của dự án Bất Động Sản và sự hợp tác giữa những thành viên trong nhóm .

Kanban là một phương pháp Agile nhưng không nhất thiết cần có tính lặp. Các quy trình như Scrum có các lần lặp ngắn (Sprint) là vòng đời của dự án trên quy mô nhỏ, có điểm bắt đầu và kết thúc riêng biệt cho mỗi lần lặp. Kanban cho phép phần mềm được phát triển trong một chu kỳ phát triển lớn. Mặc dù vậy, Kanban là một ví dụ về một phương pháp Agile vì nó đáp ứng tất cả mười hai nguyên tắc đằng sau tuyên ngôn Agile, bởi vì mặc dù nó không có tính lặp, nhưng vẫn có tính tăng trưởng.

4 nguyên tắc của Kanban

• Trực quan hóa công việc

Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello.

• Giới hạn công việc đang làm (Limit WIP – Limit Work In Progress)

Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua hệ thống Kanban. Nguyên lý giới hạn WIP còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải việc chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

• Tập trung vào luồng làm việc

Việc áp dụng nguyên lý giới hạn WIP và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn chu.

• Cải tiến liên tục

Nhóm đo mức độ hiệu suất cao bằng cách theo dõi chất lượng, thời hạn làm mẫu sản phẩm, v.v. để từ đó có những nghiên cứu và phân tích, thử nghiệm để biến hóa mạng lưới hệ thống nhằm mục đích tăng tính hiệu suất cao của nhóm

Bảng Kanban

Bảng Kanban – Kanban board là công cụ để trực quan hóa việc làm. Bảng Kanban gồm có những cột tương ứng với trạng thái của việc làm và những thẻ đại diện thay mặt cho những trách nhiệm. Mỗi việc làm khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta hoàn toàn có thể dùng một bảng vật lý hoặc một ứng dụng tương hỗ Kanban như Trello .

Hình 1. Minh họa một bảng Kanban đơn thuần

Thẻ Kanban

Thẻ Kanban là một hình ảnh đại diện thay mặt cho một khuôn khổ việc làm. Được dịch từ tiếng Nhật, nó có nghĩa đen là thẻ ( ban ) trực quan ( kan ). Nó là yếu tố cốt lõi của mạng lưới hệ thống Kanban vì nó đại diện thay mặt cho việc làm đã được nhu yếu hoặc đang trong quy trình triển khai. Thẻ Kanban chứa thông tin có giá trị về trách nhiệm và trạng thái của nó, ví dụ điển hình như tóm tắt về trách nhiệm, người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm, thời hạn, v.v.

Lợi ích của Kanban

Lập kế hoạch linh hoạt

Một nhóm Kanban sẽ chỉ tập trung chuyên sâu vào việc làm đang được thực thi. Sau khi nhóm hoàn thành xong một khuôn khổ việc làm, họ sẽ vô hiệu khuôn khổ việc làm tiếp theo vào phần việc làm đang làm. Chủ sở hữu sản phẩm hoàn toàn có thể tự do sắp xếp lại việc làm đang tồn dư mà không làm gián đoạn nhóm vì bất kể đổi khác nào bên ngoài những khuôn khổ việc làm hiện tại đều không ảnh hưởng tác động đến nhóm. Miễn là chủ sở hữu sản phẩm giữ nguyên những khuôn khổ việc làm quan trọng nhất trong số những việc làm tồn dư, nhóm tăng trưởng được bảo vệ rằng họ đang mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp. Vì vậy, không cần lặp lại độ dài như Sprint cố định và thắt chặt mà bạn thường thấy trong Scrum .

Chu kì thời gian làm việc được rút ngắn lại

Thời gian chu kỳ là lượng thời gian cần để một đơn vị công việc đi qua quy trình làm việc của nhóm – từ thời điểm công việc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Bằng cách tối ưu hóa thời gian chu kỳ, nhóm có thể tự tin dự báo việc phân phối công việc trong tương lai. 
Trong Kanban, không phải mỗi người nắm giữ một kỹ năng, vì như vậy nếu người đó không hoàn thành tốt công việc thì sẽ sở thành điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc. Vì vậy, nhóm Kanban luôn hỗ trợ và bổ sung kỹ năng cho nhau, đảm bảo các thành viên luôn được học hỏi và không chỉ tập trung vào kỹ năng nào. Các kỹ năng được chia sẻ có nghĩa là các thành viên trong nhóm có thể đảm nhận công việc không đồng nhất, giúp tối ưu hóa hơn nữa thời gian chu kỳ. Điều đó cũng có nghĩa là nếu có bản sao lưu công việc, toàn bộ nhóm có thể tập trung vào đó để quy trình diễn ra suôn sẻ trở lại. 
Ví dụ: thử nghiệm không chỉ được thực hiện bởi các kỹ sư QA. Các nhà phát triển cũng tham gia. Trong khuôn khổ Kanban, toàn bộ nhóm đều trách nhiệm đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ trong suốt quá trình.

Ít tắc nghẽn hơn

Việc đa nhiệm đôi lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc do có quá nhiều đầu việc khác nhau trong nhóm. Đó là lý do tại sao một nguyên lý chính của Kanban là giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP). Giới hạn công việc đang tiến hành giúp tắc nghẽn và tăng dự phòng trong quy trình của nhóm do thiếu tập trung, con người hoặc kỹ năng. 
Ví dụ: một nhóm phần mềm điển hình có thể có bốn trạng thái quy trình công việc: Việc cần làm, Đang tiến hành, Đánh giá và Hoàn thành. Họ có thể chọn đặt giới hạn WIP là 2 cho trạng thái xem xét mã. 
Đó có vẻ là một giới hạn thấp, nhưng có lý do bởi các nhà phát triển thường thích viết mã mới hơn là dành thời gian xem xét công việc của người khác. Giới hạn thấp khuyến khích nhóm đặc biệt chú ý đến các vấn đề ở trạng thái xem xét và xem xét hoạt động của những người khác trước khi nâng cao đánh giá mã của riêng họ. Điều này sẽ làm giảm thời gian chu kỳ tổng thể.

Số liệu trực quan

Một trong những giá trị cốt lõi là tập trung vào việc liên tục cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm với mỗi lần lặp lại công việc. Trong Kanban, công việc sẽ được theo dõi qua biểu đồ, biểu đồ này cung cấp một cơ chế trực quan cho các nhóm để đảm bảo rằng họ đang liên tục cải thiện. Khi nhóm có thể xem dữ liệu, sẽ dễ dàng phát hiện ra các điểm nghẽn trong quy trình (và loại bỏ chúng). Hai báo cáo phổ biến mà đội Kanban sử dụng là biểu đồ kiểm soát và sơ đồ luồng tích lũy.

Chuyển giao liên tục

Chuyển giao liên tục (CD) là việc thường xuyên làm việc với khách hàng về tiến trình phát hành sản phẩm (đây là một đặc điểm nổi bật của Agile). 
Tích hợp liên tục (CI) là thực hành tự động xây dựng và kiểm tra mã tăng dần trong ngày. Họ cùng nhau tạo thành một đường ống CI / CD cần thiết cho các nhóm phát triển (đặc biệt là cho các nhóm DevOps) để vận chuyển phần mềm nhanh hơn mà vẫn đảm bảo chất lượng cao. Kanban và CD bổ sung cho nhau một cách tuyệt vời vì cả hai kỹ thuật đều tập trung vào việc phân phối giá trị đúng lúc (và một lần). 
Ngày nay, một sự thật là nhóm càng cung cấp sự đổi mới cho thị trường nhanh thì sản phẩm của họ sẽ càng có tính cạnh tranh trên thị trường. Và nhóm Kanban tập trung chính xác vào điều đó: tối ưu hóa luồng công việc cho khách hàng (công tác với khách hàng).

Kanban trong IT và Software

Vào năm 2004, Kanban đã được sử dụng trong các hoạt động phát triển phần mềm của Microsoft. Kể từ đó, Kanban đã được nhiệt tình áp dụng trong các nhóm CNTT, Ops, DevOps và ứng dụng / phần mềm.
Kaban không phải là một phương pháp phát triển phần mềm, Kanban là phương pháp Agile mà khi nó áp dụng trong ngành IT&Software sẽ đem đến những cải tiến về quy trình, giảm thời gian. Do đặc thù ngành công nghệ, khi áp dụng Kanban, nhóm có thể liên tục đem đến những sản phẩm cải tiến đáp ứng được những yêu cầu từ phía khách hàng.

Kanban trong quản trị dự án Bất Động Sản

Agile hiện đang trở thành khuynh hướng điển hình nổi bật trong quản trị doanh nghiệp, trong đó Kanban và Scrum là hai giải pháp Agile được vận dụng thoáng đãng nhất .

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất của phương pháp Kanban là quản trị dự án nhờ khả năng giảm thiểu rủi ro và tăng tỉ lệ thành công cho dự án.

Một chú ý quan tâm khi vận dụng Kanban trong quản trị dự án Bất Động Sản là tuân thủ những triết lý và nguyên tắc Agile, tránh thực trạng “ Agile nửa vời ”, không đạt được hiệu suất cao như kỳ vọng .Ngoài ra, nhà quản trị hoàn toàn có thể tích hợp với những giải pháp Agile khác như Scrum để tăng tính linh động và năng lực thành công xuất sắc của dự án Bất Động Sản .

Kanban vượt ra khỏi ngành công nghệ tiên tiến

Kanban có nguồn gốc từ ngành sản xuất, sau đó được ứng dụng thành công xuất sắc trong ngành công nghệ tiên tiến. Hiện nay, Kanban đã được vận dụng thoáng đãng trong rất nhiều ngành nghề và quy mô kinh doanh thương mại như : HR, Marketing, Sales …Không chỉ ứng dụng trong thao tác nhóm, Kanban còn tương thích với quản trị việc làm cá thể gọi là Kanban cá thể .

Ví dụ vận dụng Kanban tại Học viện Agile

Do tác động ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, nhu yếu học trực tuyến, huấn luyện và đào tạo trực tuyến ngày càng ngày càng tăng và trở thành xu thế mới trong ngành giáo dục. Tuy nhiên, đa phần mọi người thường có tâm ý lo lắng, không tin yêu vì cho rằng học trực tuyến không hề đạt hiệu suất cao tốt như học trực tiếp .Đây là thử thách nhưng cũng là thời cơ để giải pháp Kanban bộc lộ những lợi thế điển hình nổi bật. Một vật chứng đơn cử là Kanban đã được vận dụng trong những chương trình đào tạo và giảng dạy trực tuyến do Học viện Agile tổ chức triển khai như : Pragmatic Scrum, Certified ScrumMaster, Certified Scrum Product Owner, Certified Professional Agile Coaching .

Để tổ chức bảng Kanban cho một lớp học, bạn có thể chia thành 3 cột: Backlog, In Progress và Done.

Cột backlog: chứa các nội dung quan trọng của chương trình học hay các mục tiêu học tập, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ trên xuống dưới.

Khi bắt đầu một đầu mục, giảng viên sẽ di chuyển đầu mục sang cột In Progress. Tại một thời điểm, chỉ nên có một đầu mục được kéo sang cột này. Việc này giúp cho học viên nắm được là họ đang đến phần nào của chương trình, và giảng viên tập trung vào chuyển giao kiến thức đúng theo mục tiêu học tập đó. Phần này có thể bao gồm các hoạt động nhóm, hỏi đáp,…

Giảng viên sau khi hoàn thành tất cả các hoạt động học tập cho mục tiêu học tập thì sẽ chuyển đầu mục sang cột Done.  Và cứ tiếp tục cho đến khi hết các mục tiêu học tập.

Khi thực thi kéo những đầu mục từ Backlog sang In Progress sang Done, giảng viên nên làm với sự quan tâm của học viên để giúp mình bạch tiến trình học tập và tăng sự chú ý quan tâm của học viên .

Ngoài ra, giảng viên có thể thêm một cột nữa để chứa các thông tin thảm khảo cho học viên, như cột External Video, Links & Related Stuff’s trong hình dưới.

Việc tổ chức triển khai những tiềm năng học tập theo bảng Kanban giúp học viên nắm được tiến trình học tập đơn cử, cũng như giúp giảng viên sắp xếp thứ tự ưu tiên giảng dạy và phân chia thời hạn hài hòa và hợp lý. Kết quả là học viên đều phản hồi rất tích cực về giải pháp này và đạt được hiệu suất cao tương tự như như khi học trực tiếp .

Qua bài viết trên đây chắc hẳn các bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm Kanban là gì cũng như cách thiết lập và sử dụng Kanban hiệu quả.

Với mục tiêu giúp các cá nhân, tổ chức mới triển khai Agile hoặc triển khai chưa hiệu quả xây dựng kiến thức cơ bản và các kỹ thuật, công cụ thực hành Agile, không chỉ riêng về Kanban, Học viện Agile đã thiết kế riêng một khóa học nền tảng mang tên Scrum Hành dụng.

>> Tìm hiểu thêm thông tin về khóa học Scrum Hành dụng TẠI ĐÂY!