Contingency plan là gì? Contingency plan hay kế hoạch dự phòng là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh liên tục tổng thể của bạn vì chúng giúp đảm bảo doanh nghiệp của bạn sẵn sàng cho bất cứ điều gì xảy ra.

Kế hoạch dự phòng – contingency plan là gì?

Chuyện gì xảy ra nếu … ? Đó là câu hỏi ám ảnh tổng thể những nhà quản trị. Tất nhiên, có một triệu năng lực hoàn toàn có thể xảy ra bất kỳ khi nào. Nhưng việc hoạch định kế hoạch dự trữ tối thiểu sẽ giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng cho những điều chưa biết .

Kế hoạch dự trữ là một quy trình hành vi mà doanh nghiệp của bạn sẽ thực thi nếu một sự kiện hoặc trường hợp giật mình xảy ra .

Đôi khi một trường hợp dự trữ hoàn toàn có thể là tích cực – ví dụ điển hình như một dòng tiền giật mình – nhưng thuật ngữ này thường đề cập đến một sự kiện xấu đi tác động ảnh hưởng đến nổi tiếng, kinh tế tài chính hoặc năng lực duy trì hoạt động giải trí kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Ví dụ về sự kiện xấu đi gồm có hỏa hoạn, lũ lụt, hoặc sự cố mạng nghiêm trọng .

Việc lập kế hoạch dự trữ như một kế hoạch dữ thế chủ động, trong khi quản trị khủng hoảng cục bộ là một kế hoạch mang tính phản ứng. Kế hoạch dự trữ giúp bạn sẵn sàng chuẩn bị cho những gì hoàn toàn có thể xảy ra, kế hoạch quản trị khủng hoảng cục bộ giúp bạn giải quyết và xử lý hiệu suất cao sau khi sự cố xảy ra .

“Contingency plan là gì? Đó là một quá trình hành động được lên kế hoạch trước để giúp doanh nghiệp ứng phó hiệu quả với một sự kiện hoặc tình huống quan trọng có thể xảy ra hoặc không thể xảy ra trong tương lai.”

Tại sao kế hoạch dự phòng lại quan trọng?

Một kế hoạch dự trữ là rất quan trọng vì nếu không có, bạn đang đặt doanh nghiệp của mình vào rất nhiều rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể tránh được. Dưới đây là 1 số ít nguyên do tại sao mọi doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trữ :

Giảm thiểu thiệt hại

Khi có kế hoạch B, bạn sẽ hoàn toàn có thể phản ứng tốt hơn với những sự kiện và giảm thiểu thiệt hại. Ví dụ, nếu bạn đã có sẵn kế hoạch quản trị thiên tai, bạn hoàn toàn có thể nhanh gọn triển khai kế hoạch đó trong trường hợp có hỏa hoạn. Điều này giúp bạn nhanh gọn sơ tán khỏi tòa nhà mà không gây tổn hại cho bạn và nhân viên cấp dưới .

Khả năng xử lý được cải thiện

Lý do chính để lập kế hoạch là năng lực phản ứng được cải tổ mà nó mang lại. Vì một kế hoạch dự trữ rõ ràng đưa ra những bước hành vi cần thực thi để vượt qua trở ngại, bạn hoàn toàn có thể nhanh gọn giải quyết và xử lý trường hợp mà không cần tâm lý về nó quá nhiều hoặc tệ hơn là hoảng sợ .

Làm thế nào để lập kế hoạch dự phòng một cách dễ dàng?

Cách để tạo một Contingency plan là gì? Hãy làm theo các bước sau.

Một kế hoạch kinh doanh thương mại dự trữ hiệu suất cao dựa trên điều tra và nghiên cứu và động não tốt. Dưới đây là những bước bạn cần làm theo trong một quá trình lập kế hoạch dự trữ .

Động não và liệt kê những rủi ro chính

Bạn không hề lường trước điều gì đó nếu không thực sự biết mình đang sẵn sàng chuẩn bị cho những gì. Tập hợp nhóm của bạn lại và tâm lý về những yếu tố tiềm năng hoàn toàn có thể có tác động ảnh hưởng xấu đi đến doanh nghiệp hoặc dự án Bất Động Sản sắp tới của bạn .

Như đã đề cập ở phần contingency plan là gì, có hàng triệu rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể xảy ra. Hãy xem xét tổng thể những rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể xảy ra so với doanh nghiệp của bạn, gồm có lỗi bảo mật thông tin, thiên tai, đổi khác nhân sự bất ngờ đột ngột …

Trong quy trình này, cần bảo vệ có sự tham gia của những nhà quản trị, trưởng nhóm, những chuyên viên về chủ đề, tức là những người từ toàn bộ những bộ phận để bảo vệ bạn đang sẵn sàng chuẩn bị cho hàng loạt doanh nghiệp chứ không chỉ nhóm của bạn .

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng map tư duy để sắp xếp và phân loại những rủi ro đáng tiếc và san sẻ với mọi người để có thêm đề xuất kiến nghị hoặc phản hồi .

Sắp xếp mức độ rủi ro

Khi bạn đã hoàn tất việc tạo list những rủi ro đáng tiếc hoàn toàn có thể xảy ra, đã đến lúc mở màn sắp xếp mức độ rủi ro đáng tiếc dựa trên tác động ảnh hưởng của chúng .

Mặc dù bạn hoàn toàn có thể chuẩn bị sẵn sàng cho một hỏa hoạn, nhưng nếu khu vực của bạn hiếm khi xảy ra, bạn cần để điều này sang một bên và tập trung chuyên sâu nhiều hơn vào những sự cố có năng lực xảy ra cao hơn .

Xác định và thu thập nguồn lực

Tiếp theo, lập list những tài nguyên quan trọng mà công ty hoàn toàn có thể sử dụng trong thời hạn xảy ra sự cố. Nguồn lực hoàn toàn có thể là bất kỳ thứ gì, từ nhân sự và công cụ đến ứng dụng và số liên hệ khẩn cấp. Ưu tiên list này theo thứ tự quan trọng .

Bắt đầu tạo kế hoạch dự phòng cho mọi sự kiện

Những rủi ro đáng tiếc khác nhau sẽ yên cầu những giải pháp dự trữ khác nhau. Khi bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho list những rủi ro đáng tiếc tiềm ẩn, bạn cũng nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những kế hoạch của mình và lập những kế hoạch dự trữ cho những mối rình rập đe dọa tiềm ẩn đáng kể nhất so với doanh nghiệp của bạn. Trọng tâm chính của bạn nên là giảm thiểu tổn thất .

Kế hoạch dự trữ của bạn nên gồm có hướng dẫn từng bước về những việc cần làm trong trường hợp sự kiện đã xảy ra và cách giải quyết và xử lý trường hợp. Hơn nữa, nó cũng nên gồm có thông tin về những nhân sự chủ chốt để tiếp cận gồm có thông tin liên hệ của họ .

Chia sẻ kế hoạch với nhóm

Khi đã lập những kế hoạch dự trữ, hãy bảo vệ rằng toàn bộ những bên tương quan quan trọng đều hoàn toàn có thể tiếp cận chúng một cách thuận tiện. Bạn hoàn toàn có thể tàng trữ những kế hoạch dự trữ trong mạng lưới hệ thống quản lý tài liệu và bảo vệ mọi nhân viên cấp dưới đều có quyền truy vấn .

Xem lại kế hoạch

Một kế hoạch dự trữ tốt là một kế hoạch được liên tục xem xét lại, được cho phép những nhà quản trị triển khai những biến hóa thích hợp khi thiết yếu. Khi có nhân viên cấp dưới mới, ứng dụng, quá trình hoặc phương pháp kinh doanh thương mại mới, kế hoạch dự trữ của bạn phải được update để phản ánh đúng thực trạng .

Qua các thông tin trên đây hi vọng bạn đã hiểu contingency plan là gì. Hãy truy cập careerlink.vn để tìm hiểu thêm nhiều thuật ngữ kinh tế khác nhé.

Trâm Nguyễn

Source: http://139.180.218.5
Category: Thuật ngữ đời thường