Thông tin (Information)

Định nghĩa

Thông tin trong tiếng Anh là Information. Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận.

Thông tin trong quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và đánh giá có ích trong việc ra quyết định về hoạt động của tổ chức.

Đặc trưng

– Quá trình thông tin được phản ảnh qua sơ đồ 7 phần như sau :Trong đó :+ Nguồn thông tin khởi đầu bởi một thông điệp bằng cách mã hoá nó .+ Mạch thông tin là trung gian ( lời nói, cử chỉ, chữ viết, kênh truyền … ) để chuyển thông điệp .+ Thông điệp đến người nhận phải được giải thuật để người nhận hiểu .+ Thông tin phản hồi là thông tin trả lời lại thực trạng thực thi để biết mà theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh .- Trong trong thực tiễn, thông tin thường sống sót dưới những hình thức : Lời nói, chữ viết ( văn bản ), những biểu lộ bằng cử động, cử chỉ, thái độ, vẻ mặt, băng đĩa …- Yêu cầu của thông tin trong quản trị : đúng mực, kịp thời, không thiếu, có tính mạng lưới hệ thống và tính tổng hợp, hiệu suất cao và bí hiểm .

Vai trò của thông tin trong quản trị

– Vai trò điều phối và biến hóa+ Phương tiện để thống nhất mọi họat động có tổ chức triển khai+ Phương tiện để cung ứng những yếu tố nguồn vào của tổ chức triển khai+ Phương tiện để liên hệ với nhau trong tổ chức triển khai để đạt tiềm năng chung .- Vai trò ship hàng cho việc triển khai những công dụng quản trị- Vai trò Giao hàng cho việc ra quyết định hành động quản trị- Tác động tổ chức triển khai thành một mạng lưới hệ thống mở tương hỗ với thiên nhiên và môi trường bên ngoài .

Những trở ngại trong thông tin 

Những trở ngại cho việc truyền tin có hiệu suất cao gồm có :

– Thứ nhất, thông tin truyền đi vốn đã có những sai lệch về nội dung. 

Nội dung sai sẽ làm cho người nhận tin không hiểu hoặc hiểu sai thông tin, từ đó không hề ra quyết định hành động hoặc ra quyết định hành động dễ bị mắc sai lầm đáng tiếc .- Thứ hai, thiếu kế hoạch so với thông tin .Có nghĩa là một thông tin tốt ít khi xảy ra một cách ngẫu nhiên mà cần phải có sự tâm lý trước, sẵn sàng chuẩn bị trước, cần có kế hoạch trước .- Thứ ba, những giả thiết không được làm rõCó những giả thiết rất quan trọng, là cơ sở cho việc thông tin nhưng lại thường bị bỏ lỡ và không làm rõ, dẫn đến người nhận và người gửi thông tin hiểu nhầm nhau- Thứ tư, những thông tin diễn đạt kém về sáng tạo độc đáo, cấu trúc vụng về, chỗ thừa, chỗ thiếu, không rạch ròi ý nghĩa …- Thứ năm, ngữ nghĩa không rõ ràng, mập mờ một cách cố ý hay ngẫu nhiên .- Thứ sáu, sự mất mát do truyền đạt và ghi nhận thông tin kém .- Thứ bảy, ít lắng nghe và nhìn nhận vội vã- Thứ tám, sự không đáng tin cậy, đe doạ và sợ hãi sẽ phá hoại thông tin liên lạc .

– Thứ chín, thời gian không đủ cho sự điều chỉnh thay đổi vì mục đích của thông tin là phản ảnh các thay đổi xảy ra.

Quản trị thông tin vượt qua những trở ngại 

– Điều chỉnh dòng tin tức : Nhà quản trị phải thiết lập một mạng lưới hệ thống lọc thông tin theo những cách sau :+ Cách 1 : Giao số thông tin cho cấp dưới, chỉ những thông tin nào không đúng tiềm năng mới trình lên nhà quản trị .+ Cách 2 : Thông tin đến nhà quản trị phải rất là cô đọng+ Cách 3 : Phân loại thông tin thành những tên, hành vi theo thứ tự ưu tiênMục đích của việc kiểm soát và điều chỉnh dòng tin tức là tránh cho nhà quản trị bị quá tải về thông tin, cả về số lượng lẫn chất lượng thông tin .- Sử dụng sự phản hồi : Trong tiến trình thông tin, đế tránh sự hiểu sai và không đúng mực, nhà quản trị sử dụng sự phản hồi để nhìn nhận tính năng của thông tin đến người nhận .- Đơn giản hoá ngôn từ : Ngôn ngữ càng đơn thuần càng dễ hiểu, ngôn từ phải tương thích với người nhận .

– Tích cực lắng nghe: Đòi hỏi tập trung cao độ khi nghe, phải đặt mình trong vị trí của người phát biểu, để dễ dàng hiểu đúng và hiểu hết vấn đề.

– Hạn chế cảm hứng : Hạn chế mọi cảm hứng trong việc tạo thông tin- Sử dụng dư luận : Nhà quản trị cần sử dụng dư luận vào quyền lợi của mình mặc dầu dự luận vốn tiềm ẩn những tác nhân bất lợi cần vô hiệu .

(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế tài chính)

Source: http://139.180.218.5
Category: Thuật ngữ đời thường