Nội dung chính
Tự động hóa
Với Zapier, người dùng hoàn toàn có thể tối ưu quá trình thao tác bằng cách sử dụng Zapier như kênh trung gian giữa 2 nền tảng để giảm bớt thời hạn cho những việc làm lặp đi lặp lại .
Zapier được cho phép bạn tạo những ZAP – là một tiến trình tự động hóa giữa những ứng dụng của bạn .
Ví dụ: ZAP tự động lưu tệp đính kèm trong email gửi đến vào Dropbox. Hay khi có một khách hàng điền vào biểu mẫu của bạn, khách hàng sẽ nhận ngay được một email do bạn đã soạn sẵn chẳng hạn.
Một Zap sẽ bao gồm 2 phần là trình kích hoạt (trigger) và hành động (action). Bạn có thể tạo nhiều hành động khác nhau cho 1 action.
- Trigger hay còn gọi là trình kích hoạt là sự kiện trong ứng dụng sẽ khởi động Zap. Khi bạn thiết lập trình kích hoạt này trong Zap thì Zapier sẽ giám sát ứng dụng cho sự kiện đó. Ví dụ về lưu tệp đính kèm, trình kích hoạt sẽ là khi bạn nhận được email có tệp đính kèm, với những email không có tệp đính kèm thì Zap sẽ không được kích hoạt .
- kích hoạt : Hành động sau khi Zap được kích hoạt. Ví dụ : Khi bạn nhận được email có tệp đính kèm, hành vi chính là tải tệp đính kèm từ email của bạn lên Dropbox .
Đối với những thông tin tài khoản Free, Zapier được cho phép bạn tạo tối đa 5 Zap và triển khai tối đa 100 tác vụ trong mỗi Zap .
Tạo Zap
Có 2 cách để bạn tạo Zap :
- Tạo zap mới trọn vẹn : Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn những nền tảng mình muốn liên kết, Zapier được cho phép người dùng liên kết với hầu hết những công cụ marketing trực tuyến như eSMS, Google Form, Trello, Getresponse, Aweber, Mailchimp, Google Drive … Khi bạn nhập 1 nền tảng, Zapier sẽ gợi ý cho bạn những nền tảng hoàn toàn có thể link để tạo Zap .
- Tạo Zap theo gợi ý : Khi truy vấn vào bảng tinh chỉnh và điều khiển, Zapier sẽ gợi ý cho bạn sẵn 1 số quá trình như lưu tệp đính kèm từ Gmail và Google Drive hay Gửi email cho những người ĐK biểu mẫu .
Tạo Zap tự động hóa trên Zapier
Sau khi bạn chọn 2 ứng dụng để liên kết quá trình tự động hóa thì bạn cần phải chọn trigger và actions để hoàn thành xong Zap. Nếu bạn chưa liên kết thông tin tài khoản Zapier với những ứng dụng đã chọn thì sẽ phải liên kết trước khi chọn trigger và actions .
Ví dụ về Zap tự động gửi email cho khách đăng ký qua Google Form dưới đây
Tạo Trigger
Đối với mỗi ứng dụng khác nhau thì sẽ có những Trigger khác nhau mà bạn hoàn toàn có thể chọn .
Với Google Form, bạn hoàn toàn có thể chọn 2 trigger là khi biểu mẫu có phản hồi mới hoặc trong bảng tính của biểu mẫu có update mới về người dùng .
Tùy chọn Trigger với Google Form
Sau khi chọn xong trình kích hoạt, hoàn toàn có thể chọn những sheet chứa data người mua và biểu mẫu bạn muốn gửi email. Zapier sẽ được cho phép bạn test thử tài liệu mà mạng lưới hệ thống đã lấy được từ mạng lưới hệ thống Google Form bạn được cho phép .
Test thử tài liệu Google Form
Bạn chỉ hoàn toàn có thể tạo 1 trigger cho 1 Zap, nhưng 1 Zap hoàn toàn có thể tạo nhiều actions khác nhau ( hành vi này theo sau hành vi trước chữ không diễn ra đồng thời )
Tạo Actions
Có 2 loại Actions mà bạn hoàn toàn có thể tạo là :
- Actions trên những ứng dụng đã liên kết
- Actions trung gian giữa trình kích hoạt và những hành vi trên mạng lưới hệ thống mà Zapier phân phối gồm có :
- Lọc trình kích hoạt
- Delay
- Sắp xếp lại data
Các loại actions trên Zapier
Đối với hành vi, bạn cũng thiết lập tựa như như với trigger : Kết nối thông tin tài khoản, chọn hành vi .
Với Gmail, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn những hành vi như gửi email, gắn nhãn, tạo email nháp, vấn đáp email, ….
Lựa chọn hành vi trên Gmail
Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn thông tin tài khoản email mà mình sử dụng để gửi thư, sau đó thiết lập những thông tin cơ bản của email muốn gửi đi. Đối với email, Zapier tương hỗ bạn gửi dưới 2 định dạng là text và HTML ( so với định dạng HTML bạn sẽ cần setup phức tạp hơn ). Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể tùy chỉnh thêm những trường CC và BCC cho email .
Cài đặt action trên Zapier
Sau khi setup xong, bạn hoàn toàn có thể test thử email của mình và kiểm soát và điều chỉnh lại thiết lập email trên mạng lưới hệ thống .
Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể :
- Tùy chọn bật / tắt zap
- Đổi tên những bước trigger / action của mình để dễ quản trị so với những zap phức tạp
- Quan sát outline của Zap
- Zapier sẽ tự động hóa cảnh báo nhắc nhở những lỗi trong zap của bạn giúp bạn khắc phục kịp thời
- Lựa chọn thư mục cho Zap
- Tùy chỉnh tên Zap
- Xem hướng dẫn những bước ngay trên giao diện màn hình hiển thị
- Tạo bản sao cho Zap
- Chia sẻ tiến trình tự động hóa của bạn cho người khác hoặc công khai minh bạch
Tính năng bổ trợ khi tạo Zap
Quản lý Zap
Trong thư mục quản trị Zap, người dùng hoàn toàn có thể quan sát những zap đã tạo và tạo thư mục để phân loại những zap của mình. Tại đây bạn sẽ thấy những zap và thông tin cơ bản và hoàn toàn có thể triển khai những thao tác như :
- Phân loại zap vào thư mục
- Tạo Zap mới trên giao diện
- Bật / tắt những zap nhanh gọn
- Thao tác tạo bản sao / chỉnh sửa / xóa zap nhanh gọn
- Đổi tên cho zap của bạn
- Thực hiện những thao tác hàng loạt như xóa zap hàng loạt, tạm dừng hàng loạt …
Quản lý zap trên Zapier
Ngoài ra, ở phía dưới góc trái màn hình bạn có thể quan sát số tác vụ (task) đã được hoàn thành. (Ví dụ có bao nhiêu email đã được gửi đi thông qua quy trình tự động hóa)
Quản lý liên kết
Zapier được cho phép bạn quan sát và quản trị những ứng dụng / nền tảng mà bạn đã liên kết với Zapier. Bạn truy vấn vào mục “ My App ” để xem những ứng dụng đã liên kết. Tại mục này bạn hoàn toàn có thể :
- Quan sát những ứng dụng đã liên kết với Zapier gồm có số thông tin tài khoản từ ứng dụng được link, số zap tương quan đến ứng dụng đó
- Kết nối với những ứng dụng khác. Việc liên kết trước sẽ giúp bạn giảm thiểu được thời hạn liên kết khi tạo zap. Đối với mỗi ứng dụng, bạn hoàn toàn có thể thêm nhiều thông tin tài khoản liên kết khác nhau ( ví dụ bạn có 3 thông tin tài khoản Gmail hoàn toàn có thể liên kết cả 3 để hoàn toàn có thể tùy chọn địa chỉ email gửi đi )
- Quản lý những ứng dụng đã liên kết gồm có những thông tin tài khoản của ứng dụng ( thêm mới / chỉnh sửa / xóa liên kết ) và quản trị zap tương quan .
- Tìm nhanh ứng dụng qua thanh tìm kiếm
Quản lý ứng dụng trên Zapier
Quản lý ứng dụng trên Zapier
Kiểm tra lịch sử dân tộc tác vụ
Zapier tương hỗ bạn quan sát và quản trị những tasks đã được thử hiện bởi quy trình tiến độ tự động hóa của bạn ( zap ). Từ đây bạn hoàn toàn có thể :
- Quan sát số zap đang chạy và số task đã được triển khai theo số liệu và biểu đồ
-
Lọc task theo thời gian/zap/theo ứng dụng/ theo thư mục zap
Theo dõi quá trình tự động hóa trên Zapier
Source: http://139.180.218.5
Category: Thuật ngữ đời thường